مدیریت زمان (3) - سه اصل بهره وری

در درس گذشته با یکی از افسانه های رایج در بین مردم که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان بود آشنا کردیم و به کمک یک تمرین به شما نشان دادیم که انجام دادن همزمان چندین کار نتیجه ای مطلوب را در پی ندارد و نه تنها باعث افزایش زمان انجام کارهای شما می شود، بلکه کیفیت کار شما را نیز پایین می آورد.

در این درس شما را با سه اصل مهم بهره وری یعنی فضا، ذهن و زمان آشنا می کنیم و در درس های آینده به صورت دقیق تر به هر کدام از این سه اصل خواهیم پرداخت.

اصل اول: فضا
اولین اصل مهم مدیریت زمان و بهره وری، فضا است. منظور از فضا، مکانی است که شما در آن کار می کنید، مکانی که شما برای انجام کارهای خود به صورت روزانه وقت خود را در آنجا می گذرانید.

برای آنکه زمان خود را بهتر بتوانید مدیریت کنید و بهره وری خود را بالا ببرید، شما نیاز دارید که فضای محل کار خود را تا جایی که امکان دارد مرتب و طبقه بندی کنید زیرا این کار باعث صرفه جویی در زمان می شود؛ به عنوان مثال انبوهی از کاغذها، صورتحساب های مختلف، لباس و حتی اینباکس ایمیل و یا رسیدهای مختلف در جیب تان، عواملی هستند که می توانند باعث کاهش تمرکز و بهره وری شما شوند.

نکته: این مکان هایی که حاوی انبوهی از کاغذ، صورتحساب های مختلف و... هستند را نقاط تجمعی می نامیم. نقاط تجمعی به نقاطی گفته می شوند که محل تجمع ایده، ابزار، وسایل، لیست کارها و... باشند.

برای درک بهتر بد نیست که مثالی بزنیم. فرض کنید که ما و شما در یک مسابقه شرکت کرده ایم و باید هر کدام از ما ۱۰۰ پرتقال را از درختان بچینیم و در جعبه قرار بدهیم؛ البته با این شرط که شما باید از ۲۰ درخت مختلف پرتقال بچینید و ما از ۵ درخت مختلف. به نظر شما چه کسی برنده است؟ ما یا شما؟

پاسخ خیلی ساده است: ما برنده هستیم! علت آن است که شما باید مسیر بیشتری را صرف رفت و آمد در بین ۲۰ درخت بکنید تا بتوانید ۱۰۰ پرتقال را در سبد قرار بدهید. به همین دلیل شما جا به جایی بیشتری داشته اید که منجر به صرف انرژی و زمان زیادی برای جمع آوری پرتقال ها شده است. اما ما به دلیل اینکه در بین تعداد درخت کمتری (۵ درخت) در حال رفت و آمد بوده ایم، جا به جایی کمتری داشته ایم، به همین دلیل مصافت و زمان کمتری را صرف جمع آوری ۱۰۰ پرتقال کرده ایم و برنده شده ایم.

مثال بالا شبیه به چیزی است که به صورت روزمره برای ما و شما اتفاق می افتد. اگر شما نقاط تجمعی زیادی را در محل کار خود داشته باشید، نیاز به صرف زمان و انرژی زیادی برای جا به جایی در میان آنها خواهید داشت. به همین دلیل با کاهش دادن تعداد نقاط تجمعی شما می توانید در وقت و زمان خود در طول روز صرفه جویی کنید و به خودتان اجازه دهید که بر روی فعالیت های مهمتر و باارزش تر مانند گسترش مهارت های خود در زمینه های مختلف تمرکز کنید.

در ادامه این دوره به شما روش های مختلف برای کاهش نقاط تجمعی را آموزش خواهیم داد، اما آنچه که باید همواره به یاد داشته باشید آن است که هر چه تعداد نقاط تجمعی افزایش پیدا کند، جا به جایی یا سوویچ کردن شما بیشتر می شود و در نتیجه انرژی و زمان بیشتری از شما هدر می رود.

اصل دوم: ذهن
دومین اصل مهم مدیریت زمان و بهره وری، ذهن است. براساس این اصل، شما تحت هیچ شرایطی نباید ذهن خود را به یک نقطه‌ی تجمعی تبدیل کنید زیرا این کار باعث می شود که همواره مجموعه ای از کارها، پروژه ها و... همواره در ذهن شما در حال چرخش باشند و تمرکز شما را کاهش دهند. به یک ساعت گذشته فکر کنید؛ چند بار به دلیل فکر کردن به یک چیز جدید در ذهنتان، کار خود را قطع کرده اید؟

به همین دلیل همواره از تبدیل شدن ذهن خود به یک نقطه تجمع دوری کنید چون همانگونه که در درس گذشته گفتیم، جا به جایی یا سوویچ کردن بین کارهای مختلف باعث: افزایش مدت زمان انجام کار، اشتباه در انجام کار و میزان استرس در شما می شود.

اهمیت این موضوع زمانی روشن می شود که به شما بگوییم که بسیاری از افراد به دلیل پر کردن ذهن خود با لیست کارهای و پروژه های مختلف و ایجاد یک نقطه تجمعی، دچار مشکلاتی در زندگی خود شده اند. به عنوان مثال افراد بسیاری به دلیل آنکه ذهن خود را پر از کارها و مسائل حل نشده کرده اند، دچار مشکلاتی در روابط شخصی خود شده اند و یا افرادی که به دلیل آنکه در رختخواب به تمام کارهایی که باید انجام شان می داده اند، فکر کرده اند، به راحتی نخوابیده اند و صبح نیز با همان افکار از خواب بیدار شده اند.

در ادامه این دوره به صورت دقیق تری به این موضوع و روش های کارآمد برای خالی کردن ذهن تان از لیست کارهای انجام نشده و... خواهیم پرداخت تا به کمک آنها بتوانید در طول روز با ذهنی آزاد بر روی کارهای اصلی و مهم خود تمرکز کنید.

اصل سوم: زمان
اصل سوم و آخر مدیریت زمان و بهره وری، زمان یا همان وقت است. شما باید به گونه ای زندگی کنید که بر روی وقت خود تسلط داشته باشید و بدانید که از وقت خود چگونه استفاده کنید و از پرداخت بهره برای آن خودداری کنید.

شاید از خودتان بپرسید که منظور از «پرداخت بهره برای زمان» چیست؟ برای درک این جمله بد نیست که نگاهی به عبارت معروفی که از دوران کودکی همواره آن را شنیده ایم بیاندازیم: «زمان، پول است».

زمانی که شما می خواهید یک کالای گران قیمت بخرید، با گرفتن وام از بانک آن را می خرید و در ازای پولی که قرض گرفته اید، بهره ای را در مدت زمانی معین پرداخت می کنید. حال آنکه ارزش زمان به طور دقیق مانند پول است زیرا مانند پول بسیار کمیاب و نادر است. حال فرض کنید که ما به شما بگوییم که می توانید زمان قرض کنید؟ آیا متعجب می شوید؟

اگر متعجب می شوید، باید به شما بگوییم که بسیاری از مردم در طول روز در حال قرض گرفتن زمان هستند. قرض گرفتن زمان به این معناست که آنها در طول روز ۲۵ ساعت زمان ندارند (!) بلکه زمان لازم برای یک کار خود را از کار دیگری قرض می گیرند. به عنوان مثال از مدت زمان خوابشان قرض می گیرند و به کارشان می پردازند و یا از کارشان قرض می گیرند و به تفریح می پردازند. یا از زمانی که باید با خانواده یشان باشند، قرض می گیرند و به انجام کارهای عقب افتاده یشان می پردازند. در نهایت به نظر شما نتیجه این قرض گرفتن ها چیست؟

قرض گرفتن زمان مانند پول بهره دارد که باید بازپرداخت شود و نرخ بهره یا همان سودی که زمان خواستار آن است، بسیار بیرحمانه است! با مثال های ساده ای که در بالا زدیم به روشنی مشخص است که مثلا شما برای پرداختن به کارهایتان از زمان خوابتان قرض می گیرید و در نتیجه زمان کمتری را می خوابید و به بدنتان استراحت می دهید. با ادامه این کار شما هر روز خسته تر، تنبل تر از روز گذشته می شوید و در نهایت تولید و کارآیی سازنده شما بسیار کمتر می شود. علاوه بر آن سلامتی شما به خطر می افتد که این بزرگترین هزینه ای است که هر انسان می تواند در طول حیات خود در این دنیا پرداخت کند.

‏به همین دلیل همواره به یاد داشته باشید که از پرداخت بهره برای زمان دوری کنید و به اندازه میزان زمانی که در اختیار دارید زندگی کنید و هرگز بیشتر از آن مصرف نکنید. در حقیقت خود را عادت دهید که زمان کمتری را مصرف کنید.

برای درک بهتر شاید گفتن این مثال مفهوم مصرف زمان کمتر را به خوبی روشن کند: فرض کنید که معیار شادی و ناراحتی شما ۱۰۰۰ تومان است، به صورتی که اگر کمتر از ۱۰۰۰ تومان خرج کنید، شاد خواهید بود و اگر بیشتر از ۱۰۰۰ تومان خرج کنید ناراحت خواهید بود. حالا این ماجرا را برای زمان خود در نظر بگیرید و فرض کنید که اگر ۵ دقیقه کمتر از آن محدوده زمانی که دارید خرج کنید شاد خواهید بود و اگر ۵ دقیقه بیشتر از آن محدود زمانی که دارید ناراحت خواهید بود.

در ادامه این دوره آموزشی ما در مورد خرج کردن به میزان بودجه زمانی تان بیشتر صحبت خواهیم کرد و به شما خواهیم گفت که چگونه می توانید به اندازه آنچه دارید مصرف کنید. به یاد داشته باشید که این کار باعث کاهش استرس شما خواهد شد. پس فراموش نکنید که از پرداخت بهره زمان دوری کنید.

آموزش مرکز رشد