مدیریت زمان(6) - اصل سوم: زمان

در دو درس گذشته شما با دو اصل مهم بهره وری یعنی فضا و ذهن آشنا شدید. در این درس شما با سومین و آخرین اصل بهره وری یعنی زمان آشنا می شوید.

برای مدیریت و بهره وری مناسب از زمان خود، شما سه نکته را باید به خاطر داشته باشید که در ادامه این درس در مورد آنها صحبت خواهیم کرد:

۱- انتخاب و استفاده از یک تقویم مناسب شما

۲- نه گفتن به دیگران

۳- نه گفتن به خودتان

اهمیت استفاده از تقویم
به طور کلی تقویم مهمترین ابزار برای مدیریت زمان در یک شرکت و یا سازمانی است که شما در آن مشغول به کار هستید. کمکی که تقویم به شما می کند آن است که بودجه زمانی تان را به صورت دقیق به شما اعلام می کند و بر این اساس، شما به راحتی می توانید برنامه ریزی کنید.

این بدان معناست، همانگونه که شما براساس بودجه مالی خود خرج می کنید و همواره مراقب هستید که بیش از پولی که در اختیار دارید خرج نکنید، به کمک تقویم نیز می توانید به صورت دقیق مشخص کنید که چگونه از ۱۶۸ ساعتی که در یک هفته در اختیار دارید استفاده کنید و کارهای مختلف خود را انجام دهید. زیرا همانگونه که در درس های قبلی نیز به آن اشاره کردیم، اگر شما نتوانید مدیریت کارهای خود را به خوبی انجام دهید، سطح استرس تان بالا خواهد رفت و این کار باعث کاهش کارآیی و تمرکز شما در زندگی کاری و روزمره یتان می شود.

به همین دلیل اگر تاکنون از تقویم استفاده نمی کردید، باید بدانید که برای افزایش بهره وری و مدیریت زمان، تقویم یک نقش حیاتی و مهم در زندگی شما بازی می کند، زیرا به کمک آن می توانید براساس بودجه زمانی که در اختیار دارید، زندگی کنید و از آن لذت ببرید.

استفاده از یک تقویم مناسب
به طوری کلی برای استفاده از یک تقویم شما با دو گزینه مواجه هستید: تقویم کاغذی و تقویم دیجیتالی؛ که هر یک از این تقویم ها مزایا و معایب خاص خود را دارند.

تقویم کاغذی
اگر شما جز آن دسته از افراد هستید که تصمیم به استفاده از تقویم کاغذی گرفته اید، باید بدانید که به طور کلی تقویم کاغذی دارای ۴ مزیت و ۳ عیب است:

مزیت‌ها:
۱- مقرون به صرفه: هزینه تهیه یک تقویم کاغذی بسیار کم است و شما با پرداخت یک هزینه بسیار کم می توانید آن را تهیه کنید.

۲- استفاده آسان: استفاده از یک تقویم کاغذی بسیار آسان و راحت است به گونه ای که برای استفاده از آن نیاز به هیچ آموزشی ندارید.

۳- دسترسی آسان: دسترسی به یک تقویم کاغذی بسیار آسان است و شما با رفتن به مغازه سر کوچه یتان و یا یک لوازم التحریری، به راحتی می توانید یک تقویم کاغذی تهیه کنید.

۴- نگهداری آسان: برای نگهداری از یک تقویم کاغذی نیاز به استفاده از ابزار و یا انجام کار خاصی ندارید و به همین دلیل نگهداری از آن بسیار آسان است.

معایب:
۱- محدودیت در قرار ملاقات ها در محدوده زمانی خاص: برای درک این مشکل بد نیست که مثالی بزنیم تا به خوبی این عیب تقویم های کاغذی را درک کنید. فرض کنید که شما هر هفته در روز شنبه در ساعت ۳ بعدازظهر با مدیر پروژه خود قرار ملاقات دارید، به همین دلیل شما باید در تمام روزهای شنبه تقویم خود این قرار ملاقات را اضافه کنید! کاری که طاقت فرسا و وقت گیر است.

۲- بزرگ و سنگین بودن: اکثر تقویم های موجود در بازار به صورت سالیانه هستند، به این صورت که تمامی ۳۶۵ روز سال در یک تقویم جای گرفته است. از همین رو، اکثر این تقویم ها بزرگ و سنگین هستند که ممکن است در حمل کردن آن با مشکل مواجه شوید.

۳- عدم امکان یادآوری: سومین و آخرین عیب تقویم های کاغذی آن است که امکان یادآوری انجام یک کار را به صورت خودکار ندارند و به همین دلیل شما باید به صورت روزانه تقویم خود را بررسی کنید تا متوجه شوید که برای آن روز چه کاری را باید انجام دهید. نداشتن این امکان خطر فراموش شدن انجام دادن یک کار را افزایش می دهد که در نهایت باعث افزایش نقاط تجمعی و افزایش استرس شما می شود.

حالا که شما با معایب و مزایای تقویم کاغذی آشنا شدید، به راحتی می توانید انتخاب کنید که آیا این نوع تقویم مناسب شما است یا نه. اگر هم تقویم کاغذی را انتخاب کردید، دقت کنید که این تقویم به گونه باشد که ساعت های هر روز را به تفکیک مشخص کرده باشد زیرا این کار باعث می شود شما معنای گذر زمان را به درستی درک کنید و گیج نشوید.

تقویم دیجیتال
دومین نوع تقویمی که می توانید انتخاب کنید، تقویم های دیجیتالی هستند که به صورت های مختلف در دسترس هستند. مثلا شما می توانید از نرم افزار Microsoft Outlook به عنوان تقویم خود استفاده کنید و یا از یک اپلیکیشن بر روی گوشی هوشمندتان.

آنچه که دارای اهمیت است آن است که شما بتوانید این تقویم را در هر زمان و مکانی بدون آنکه نیازی به حمل وسیله ای سنگین مانند لپ تاپ باشد،‌همراه خود داشته باشید. از این رو استفاده از تقویم تلفن همراه تان گزینه ای مناسب است و اگر از گوشی های هوشمند مانند آیفون یا سامسونگ گلکسی استفاده می کنید، می توانید از تقویم آنها استفاده کنید و یا با ترفندهای مختلف تقویم گوشی هوشمند خود را به تقویم گوگل متصل کنید و به این صورت بر روی لپ تاپ، رایانه رومیزی، تبلت، گوشی هوشمند و... خود یک تقویم یکپارچه داشته باشید.

حالا که با این دو نوع تقویم آشنا شدید، تصمیم با شماست که از کدامیک از این دو نوع تقویم استفاده کنید. پس کمی فکر کنید و براساس نیاز و تخصص تان یکی از این دو نوع تقویم را برای بودجه زمانی خود انتخاب کنید.

۵ اصل طلایی استفاده از تقویم
زمانی که تقویم مورد نظر خود را انتخاب کردید، دومین قدم آن است که از آن بیشترین بهره و استفاده را ببرید. به همین دلیل در اینجا شما را با ۵ اصل طلایی استفاده از تقویم آشنا می کنیم که می تواند در استفاده بهینه شما از تقویم کمک شایانی کند:

۱- همواره تمامی کارها و قرارهایی که بیشتر از ۱۵ دقیقه وقت شما را می گیرند را در تقویم خود وارد کنید. این کار باعث می شود که شما همواره از میزان بودجه زمانی یا همان مدت زمان خالی که در دسترس تان است مطلع باشید و به این صورت بیش از آن زمانی که دارید خرج نکنید. فراموش نکنید که زمان مانند پول است و نباید آن را بدون برنامه خرج کنید!

۲- از قبول دو قرار ملاقات همزمان به شدت اجتناب کنید و تحت هیچ شرایطی دو قرار ملاقات در یک زمان را در تقویم خود یادداشت نکنید. چون این کار باعث می شود که شما وقت زیادی را برای برنامه ریزی مجدد از دست بدهید. پس دوباره تاکید می کنیم که تحت هیچ شرایطی و به هیچ عنوان دو قرار ملاقات را در یک زمان قبول و تایید نکنید.

۳- از تعیین زمان قرار بدون اطلاع از تقویم تان شدیدا خودداری کنید. به این معنا که به هیچ عنوان تا زمانی که از وضعیت تقویم و ملاقات ها و کارهایی که باید انجام دهید مطلع نشده اید، از گذاشتن قرار و یا انجام کاری در آن زمان مشخص، خودداری کنید. علاوه بر این همواره تمامی قرار ملاقات ها و کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را در تقویم خود یادداشت کنید.

۴- از گذاشتن قرار ملاقات ها و کارهای مختلف به صورت پشت سر هم خودداری کنید. مثلا هیچگاه قرار ملاقات های خود را به صورت ساعت ۱، ساعت ۲، ساعت ۳ و... نگذارید. با این کار شما به خود اجازه تنفس و آسودگی در پایان هر جلسه را نمی دهید و به این صورت کارآیی و بهره وری خود را کاهش می دهید. علاوه بر آن همواره در هنگامی که قرار ملاقاتی می گذارید و یا برای انجام کاری به مکانی باید بروید، مدت زمان رفت و آمد و اتفاق های غیر منتظره را نیز در نظر بگیرید و سپس زمان قرار ملاقات و یا کار بعدی را تعیین کنید. به این صورت شما بدون نگرانی می توانید به تمامی قرار ملاقات ها یا کارهای مختلف خود برسید و دچار استرس و سردرگمی نشوید.

۵- آخرین موردی که باید در مورد تقویمی که از آن استفاده می کنید بدانید آن است که نسبت به آن متعهد باشد و تک تک مواردی که را در داخل آن ذکر کرده اید را انجام بدهید.

نکته: به طور کلی شما در زمانی باید کاری را در داخل تقویم خود وارد کنید که زمانی بیشتر از ۱۵ دقیقه را از شما می گیرد و اگر کاری کمتر از این زمان را از شما می گیرد، آن را در لیست کارها و وظایف خود اضافه کنید تا به این صورت بتوانید تخمین درستی از بودجه زمانی خود داشته باشید.

با پیروی از ۵ اصل طلایی ای که در بالا گفتیم، شما می توانید از تقویم خود راحت تر و بهتر استفاده کنید و به این صورت بهره وری خود را بالا ببرید.

نه گفتن به دیگران
یکی از بزرگترین مشکلاتی که افراد در زندگی خود دارند آن است که با گفتن کلمه «نه» در برابر درخواست های دیگران مشکل دارند و از این کلمه به مقدار بسیار کمی استفاده می کنند. اهمیت این نه گفتن زمانی روشن می شود که شما با گفتن آن می توانید بر روی وقت تان راحت تر تمرکز و از آن استفاده کنید. 

اما قبل از هر چیز باید این نکته را یادآوری کنیم که نه گفتن به دیگران به این معنا نیست که شما همیشه از نه استفاده کنید، بلکه به این معناست که شما باید از نه گفتن بیشتر از بله گفتن استفاده کنید؛ علت این پیشنهاد هم به این نکته باز می گردد که هر چه شما بله بگویید، مجبور خواهید شد به چیزهای دیگر نه بگویید!

یکی از بهترین کارها برای پاسخ به درخواست های دیگران و نه گفتن به آنها این است که از آنها بخواهید درخواست های خود را به صورت ایمیل برای شما ارسال کنند. به این صورت شما می توانید با آرامش بیشتر تقویم خود را چک کنید و در صورت نداشتن وقت به صورت کاملا دیپلماتیک به درخواست آنها (مثلا رئیس یا مشتری خود) نه بگویید بدون آنکه آنها از دست شما ناراضی و ناراحت شوند.

علاوه بر این همواره به یاد داشته باشید که اگر فردی از شما درخواست انجام کاری را کرد، قبل از آنکه به آن پاسخ بله بدهید، در مورد تاریخ تحویل یا انجام آن سوال کنید و سپس براساس بودجه زمانی تان تصمیم بگیرید که باید به آن درخواست بله بگویید یا نه.

مثلا یکی از بزرگترین اشتباهات مدیران و رئیسان سازمان و شرکت های مختلف آن است که از کارمندان خود درخواست های مختلف می کنند، اما از آنها زمان تحویل و انجام کار را نمی خواهند. این کار باعث می شود که کارمندان دچار سردرگمی بشوند و نتوانند براساس بودجه زمانی که دارند برنامه ریزی کنند تا بتوانند آن را انجام دهند.

برای همین، بخشی از فرآیند نه گفتن به درخواست دیگران آن است که زمان یا تاریخ انجام آن کار را بپرسید. با این کار شما می توانید با راحتی به درخواست های دیگران نه بگویید. به عنوان مثال ممکن است که شما نخواهید به درخواستی نه بگویید اما وقت انجام آن را هم نداشته باشید. در این حالت با گفتن جمله «نه، در حال حاضر وقت انجامش را ندارم، اما بعدا می توانم در تاریخ XX آن را انجام دهم.» به راحتی و محترمانه می توانید آن درخواست را رد کنید و با راحتی و بدون فشار خاصی به کارها و وظایف خود بپردازید.

نه گفتن به خودتان!
حالا که روش ساده و کاربردی نه گفتن به دیگران را آموختید، باید نه گفتن به خودتان را نیز بیاموزید.

یکی از موارد شایع دیگر که بین افراد مختلف، مخصوصا کارآفرینان و افرادی که ایده های زیادی دارند وجود دارد آن است که این افراد نه گفتن به خودشان را بلد نیستند! به این معنا که این افراد ایده های مختلف زیادی دارند که تمامی آنها را بر روی تقویم خود می نویسید و می خواهند تمام آنها را انجام دهند در حالی که این کار امکان پذیر نیست و باید آنها بر روی برخی از آن ایده ها تمرکز کنند تا به نتیجه برسند و به این صورت انرژی و وقت خود را تلف نکنند.

برای نه گفتن به خودتان یک روش بسیار ساده وجود دارد و آن ایجاد یک لیست به نام ایده ها یا هر اسم دیگری است. در این لیست شما باید تمامی ایده ها و مواردی که هم اکنون نسبت به آنها تعهدی برای انجامشان در خود احساس نمی کنید را وارد کنید و تا زمانی که این تعهد را در خود ندید، از اضافه کردن آنها در تقویم تان خودداری کنید.

لیست ایده های خود را هر از چند گاهی (مثلا هر ماه) بررسی کنید و از بین آنها ایده هایی که فکر می کنید زمان انجام آنها فرا رسیده است را انتخاب و در داخل تقویم خود ذخیره کنید. البته تنها نکته ای که باید به یاد داشته باشید آن است که قبل از انتقال ایده و یا کاری از لیست ایده ها به تقویم تان این سوال را از خود بکنید: چه زمان این کار یا ایده را انجام خواهید داد؟

این پرسش همان کارکرد نه گفتن به خودتان را دارد و اگر پاسخ مناسبی برای این پرسش پیدا نکردید، آن ایده و کار را وارد تقویم خود نکنید تا از هرگونه استرس و فشار بر روی خودتان جلوگیری کنید.

ایجاد این لیست به شما کمک می کند که شما بر روی کارهایی که در حال انجام آن هستید تمرکز کنید و آن را در زمان مقرر و با کیفیت خود به نتیجه برسانید. و با اتمام هر کاری می توانید یکی از کارهای موجود در لیست ایده های خود را براساس بودجه زمانی تان، علاقه و... انتخاب کنید و آن را به نتیجه دلخواه خود برسانید.

پس فراموش نکنید که راه حل نه گفتن به دیگران و خودتان مطرح کردن این سوال است: کی؟

آموزش مرکز رشد دانشگاه قم