در
درس گذشته شما با سه اصل پردازش کار یعنی چه چیزی، چه زمانی و چه مکانی
آشنا شدید و آموختید که به کمک این سه پرسش چگونه کارهای مختلف خود را دسته
بندی و در زمان مورد نظر انجام دهید. در این درس قصد داریم که چگونگی
کاربرد این سه اصل در پردازش ایمیل را به شما بیاموزیم تا به کمک آنها راحت
تر و به صورت برنامه ریزی شده ایمیل خود را مدیریت کنید.
صفر ایمیل در هفته
اولین
چیزی که باید در مورد پردازش ایمیل بدانید آن است که تعداد ایمیل های
موجود در ایمیل خود را در هر هفته به عدد صفر برسانید. این بدان معناست که
شما باید در پایان هفته (مثلا پنجشنبه) ایمیل های داخل اینباکس ایمیل خود
را به عدد صفر برسانید.
شاید
با خودتان فکر کنید که انجام این کار چگونه امکان دارد؟ نگران نباشید! در
طول این درس شما به راحتی و به کمک سه اصل پردازش کار خواهید توانست که
ایمیل خود را هر هفته به عدد صفر برسانید.
علت
این پیشنهاد آن است که بسیاری از مردم ایمیل های مختلف خود را در اینباکس
ایمیل خود نگهداری می کنند و در طول هر روز برای پیدا کردن ایمیل های مورد
نظر خود دچار سردرگمی می شوند. به عنوان مثال ایمیل هایی که پاسخ داده اند
را در کنار ایمیل هایی که نخوانده اند و یا ایمیل های کاری خود که باید در
هفته آینده آنها را انجام دهند قرار می دهند.
علاوه
بر این، عدم پردازش ایمیل ها و داشتن اینباکس پر از ایمیل باعث عدم تمرکز
شما و پریدن از این شاخه به آن شاخه می شود که در نهایت باعث می شود شما
هیچ کاری را به صورت کامل انجام ندهید و به این صورت سطح استرس تان بالا
برود.
برچسب زدن و فیلتر کردن ایمیل ها
اول از همه باید بگوییم که اگر از سرویس ایمیل جیمیل به عنوان ایمیل خود استفاده نمی کنید، هم اکنون از طریق این لینک
یک حساب در جیمیل ایجاد کنید. علت این پیشنهاد نیز به دلایل مختلف مانند
امنیت بالای جیمیل و همچنین امکانات فوق العاده آن است
چگونه برچسب بسازیم؟
قبل از آنکه طرز ساخت برچسب در جیمیل را بگوییم، بد نیست علت ایجاد برچسب در پردازش راحت تر ایمیل و مدیریت زمان را بیان کنیم.
همانگونه
که در ابتدای این درس گفتیم، یکی از عادت های بد افراد آن است که تمامی
ایمیل های خود را در اینباکس نگهداری می کنند که این کار باعث شلوغی بیش از
حد اینباکس و عدم تمرکز و سردرگمی شان در میان ایمیل هایشان می شود. برای
مقابله با این مشکل یکی از بهترین راه حل ها ایجاد برچسب های مختلف براساس
نیاز است.
به
عنوان مثال شما با ایجاد برچسب کارهای روزانه، لیست خرید، درخواست های کاری
و... می توانید ایمیل های مختلف خود را براساس موضوع شان برچسب بزنید و
سپس آنها را بایگانی کنید. با این کار هم اینباکس خود را خلوت و به عدد صفر
نزدیک می کنید و هم ایمیل های مختلف خود را به صورت دسته بندی شده در
اختیار دارید.
برای ایجاد برچسب در جیمیل که Label نامیده می شود، شما باید مراحل زیر را طی کنید:
۱- پیامی را که می خواهید برچسب بزنید را از لیست اینباکس خود انتخاب کرده و یا آن را باز کنید.
۲- بر روی علامت برچسب زدن که در بالای متن و عنوان ایمیل قرار گرفته است کلیک می کنید تا منوی برچسب زنی باز شود:
![]()
۳- در
صورتی که قبلا برچسبی ساخته باشید، نام آن را در این منو خواهید دید، در
غیر این صورت تنها گزینه های «ایجاد برچسب جدید» و «مدیریت برچسب ها» را
خواهید دید.
![]()
۴- بر روی عبارت «ایجاد برچسب جدید» کلیک کنید.
۵- در
پنجره ای که باز می شود نام برچسب جدید را در قسمت «لطفا یک نام جدید برای
برچسب وارد کنید» بنویسید و بر روی «ایجاد» کلیک کنید. با این کار برچسب
بر روی ایمیل انتخابی تان چسبانده می شود. این نام می تواند به انگلیسی یا
فارسی نوشته شود، ایمیل یا آدرس سایت باشد و حتی نام شخص یا شرکت یا محل
خاصی باشد، مثلا «ایمیل های کاری».
![]()
راه
دیگر ساخت برچسب استفاده از گزینه «مدیریت برچسب ها» است. از این طریق می
توانید برچسب های ساخته شده را مدیریت کنید. برچسب جدید ایجاد کنید و یا یک
برچسب را حذف کنید.
برای
ساخت برچسب جدید از طریق مدیریت برچسب ها، ابتدا بر روی گزینه «مدیریت
برچسب ها» کلیک کنید و سپس در پنجره جدیدی که باز می شود با کلیک بر روی
«ایجاد برچسب جدید» و باز شدن پنجره ای جدید مانند آنچه در تصویر بالا
مشاهده کردید، می توانید برچسب مورد نظر خود را ایجاد کنید.
![]()
برای
حذف برچسب هم به سادگی بر روی گزینه «حذف» در برابر هر کدام از برچسب ها
کلیک کنید. با این کار برچسب مورد نظرتان حذف شده و برچسب آن هم از روی
تمامی پیام هایی که آن را داشته اند، پاک می شود.
نکته:
برای جستجو درون برچسب ها می توانید به راحتی بر روی آنها کلیک کرده و
لیستی از ایمیل های درون هر برچسب را مشاهده کنید. علاوه بر این می توانید
با استفاده از جستجوی جیمیل که در بخش بالای جیمیل قرار دارد به صورت
ترکیبی، به جستجوی ایمیل خاصی درون برچسب ها باشید. مثلا ما در برچسب
«مدیریت زمان» به دنبال ایمیلی از دوره مبانی مدیریت زمان هستیم. پس در جعبه
جستجو می نویسیم:
label:مرکز رشدamoozesh@qomit.ir
چگونه ایمیل ها را فیلتر کنیم؟
با
برچسب زنی شما می توانید اینباکس خود را خالی و ایمیل های خود را به راحتی
دسته بندی کنید و به این صورت در زمان خود تا حدود بسیار زیادی صرفه جویی
کنید. اما راه حل دیگری که می تواند در وقت شما برای پردازش ایمیل های
مختلف صرفه جویی کند، فیلتر کردن ایمیل ها براساس آدرس ایمیل، موضوع، یک
کلمه خاص در متن ایمیل و... است به گونه ای که با این کار شما در حقیقت سه
اصل پردازش کار یعنی چه چیزی، چه زمانی و چه مکانی را بر عهده سرویس ایمیل
خود که در اینجا جیمیل است می گذارید.
با
ایجاد یک فیلتر خاص، شما می توانید به راحتی و به صورت خودکار ایمیل هایی
که دریافت می کنید را دسته بندی کنید و یا حتی به آنها پاسخ بدهید! کارکرد
فیلتر را می توان به منشی یک شرکت نسبت داد که نامه های دریافت را دسته
بندی می کند و آنها را برای رئیس شرکت براساس اهمیت موضوع ارسال می کند.
برای ساخت یک فیلتر شما باید مراحل زیر را طی کنید:
۱-
ابتدا از طریق تصویر چرخ دنده سمت چپ صفحه جیمیل خود (در اینجا فرض شده است
که جیمیل شما به زبان فارسی است، در صورتی که به زبان انگلیسی است، تصویر
چرخ دنده را در سمت راست مشاهده خواهید کرد) بر روی «تنظیمات» کلیک کنید و
سپس «فیلترها» را انتخاب کنید و بر روی «ساختن یک فیلتر جدید» کلیک کنید:
![]()
۲-
حال اطلاعاتی را که می خواهید فیلتر براساس آنها ساخته شود را در پنجره
جدید وارد کنید. اینجا می توانید انواع شرط ها را برای جیمیل تعیین کنید تا
نامه ها را براساس چه مواردی فیلتر کند. همانطور که می بینید دست تان
کاملا باز است.
![]()
-
با
نوشتن ایمیل در بخش «فرستنده» می توانید کل ایمیل های دریافتی از یک آدرس
به خصوص را فیلتر کنید. مثلا اگر می خواهید کلیه ایمیل ها از بخش مالی شرکت
تان را فیلتر کنید، می توانید آدرس ایمیل بخش مالی شرکت تان را وارد کنید:
finance@yourcomany.com
-
با نوشتن ایمیل در بخش «گیرنده» می توانید کل ایمیل های ارسالی به آن آدرس را فیلتر کنید.
-
با
نوشتن عبارت خاصی در بخش «موضوع» می توانید تمامی ایمیل هایی که در بخش
موضوع شان (Subject) آن عبارت خاص را داشته باشند را فیلتر کنید.
-
با نوشتن کلمه و عبارات خاصی در کادر «دارای این کلمات است» می توانید ایمیل های حاوی آن عبارت یا کلمه را فیلتر کنید.
-
با استفاده از «بدون» می توانید ایمیل هایی که عبارت مورد نظر در آنها نیست را فیلتر کنید!
-
با تیک زدن عبارت «دارای فایل پیوست» تنها ایمیل هایی را که دارای شرط انتخابی در بالا هستند و پیوست هم دارند، فیلتر خواهند شد.
۳-
حال با کلیک بر روی «ایجاد فیلتر با این جستجو» که در سمت راست و پایین
پنجره ایجاد فیلتر قرار دارد، به مرحله بعد که ایجاد فیلتر است راهنمایی
خواهید شد.
نکته:
اگر بر روی دکمه آبی رنگ ذره بین کلیک کنید، می توانید تمامی ایمیل های
موجود در اینباکس خود را براساس فیلتری که ایجاد کرده اید مشاهده کنید.
۴- تا
اینجا شرایط فیلتر کردن ایمیل ها را تعیین کردید. حالا باید انتخاب کنید
که بر روی ایمیل هایی که شرط های مورد نظر شما را دارند، چه کاری انجام
شود. در این صفحه می توانید یک یا چند عمل همزمان را انتخاب کنید.
![]()
-
با
تیک زدن «از صندوق ورودی خارج شود (بایگانی شود)» ایمیل های شامل این فیلتر
در لحظه دریافت، آرشیو می شوند و در اینباکس دیده نخواهند شد.
-
با
استفاده از «علامت گذاری به عنوان خوانده شده» ایمیل به محض دریافت، به
عنوان خوانده شده تلقی شده و در اینباکس به صورت پر رنگ (Bold) نمایش داده
نمی شود.
-
با تیک «ستاره گذاری کنید» ایمیل دریافتی با ستاره زرد رنگ علامت دار می شود و در گروه «ستاره دار» هم قرار می گیرد.
-
با
استفاده از «اعمال برچسب» می توانید برچسب خاصی را انتخاب کنید تا بر همه
ایمیل های واجد شرایط اعمال شود. این تقریبا پرکاربردترین بخش محسوب می
شود. اگر در مرحله قبل آدرس ایمیل بخش مالی شرکت خود را وارد کرده باشید،
حالا می توانید برچسب زنی خودکار را هم در این قسمت انتخاب کنید.
-
در
صورتی که امکان «باز ارسال» را در جیمیل تان فعال کرده باشید، می توانید با
تیک زدن «آن را باز ارسال کنید» و انتخاب ایمیل مورد نظر از لیست مقابل
آن، ایمیل های دریافتی با شرایط فیلتر را به صورت خودکار برای فرد دیگری یا
آدرس ایمیل دیگرتان ارسال کنید.
-
شاید
بخواهید که برخی از ایمیل ها در اینباکس ایمیل تان باقی نمانند! برای این
کار می توانید گزینه «حذف شود» را چک کنید و به این صورت به محض دریافت
ایمیلی که مشخصات فیلتر تعیین شده را داشته باشد، آن ایمیل به بخش «حذف شده
ها» منتقل می شود.
-
ایمیل
های دریافتی از برخی افراد و شرکت ها آن چنان مهم هستند که از دست دادن
آنها باعث زیان خواهد شد. حالا فرض کنید که برنامه ضد هرزنامه جیمیل آن
ایمیل را به عنوان اسپم تشخیص دهد و سپس بدون اطلاع شما آن را پاک کند!
برای اینکه از این اتفاق جلوگیری کنید، کافی است فیلتری برای آن آدرس ایمیل
بسازید و سپس گزینه «هرگز آن را به پیام ناخواسته ارسال نکنید» را چک
بزنید.
-
اگر
ایمیل های دریافتی از برخی افراد (مثلا رئیس تان) برایتان مهم است، می
توانید با چک زدن گزینه «همیشه به عنوان مهم علامتگذاری شود»، آن ایمیل را
به عنوان یک ایمیل مهم تعریف کنید که به محض دریافت آن، جیمیل آن را علامت
گذاری کند. در صورتی هم که می خواهید آدرس ایمیل خاصی هیچ وقت به عنوان یک
ایمیل مهم در نظر گرفته نشود، با چک زدن «هیچوقت به عنوان مهم علامتگذاری
نشود» خیال خودتان را از این جهت راحت کنید.
-
۵-
حال که عمل مورد نظر برای ایمیل های منتخب تان را مشخص کردید، می توانید با
زدن دکمه آبی رنگ «ایجاد فیلتر»، فیلتر مورد نظرتان را بسازید.
به
کمک ۵ قدم بالا شما به راحتی می توانید فیلترهای مختلف برای ایمیل خود را
ایجاد کنید و بدین صورت پردازش ایمیل های دریافتی خود را سریع تر و راحت تر
انجام دهید و در وقت و زمان خود به میزان زیادی صرفه جویی کنید.
شما
با ایجاد فیلتر برای ایمیل های دریافتی خود در حقیقت سه اصل پردازش یک کار
را به دست کامپیوترتان داده اید تا کامپیوترتان به صورت خودکار به این سه
سوال پاسخ بدهد:
۱- چه چیزی؟ دخیره کردن ایمیل.
۲- چه زمانی؟ در حال حاضر.
۳- چه مکانی؟ برچسب/فیلتر تعریف شده.
چک کردن ایمیل
تا
اینجا در مورد پردازش ایمیل صحبت کردیم و اینکه چگونه می توانید به کمک
پرچسب ها و فیلترهای مختلف ایمیل خود را راحت تر پردازش کنید و ایمیل های
موجود در اینباکس ایمیل تان را به عدد صفر برسانید.
اما
در این بین شاید از خودتان بپرسید که پس چه زمانی باید ایمیل تان را چک
کنید؟ مثلا باید در طول تمام روز صفحه ایمیل تان باز باشد و حواس تان به
دریافت آخرین ایمیل ها و پاسخ به آنها باشد یا نه؟
در
پاسخ به این سوال باید بگوییم که بهترین کار برای چک کردن ایمیل آن است که
یک زمانی مشخص را در طول روز برای چک کردن ایمیل خود تعیین کنید و به هیچ
عنوان صفحه ایمیل را در مقابل خود باز نگه ندارید چون این کار باعث می شود
که تمرکز خودتان را بر روی کارهای دیگرتان از دست بدهید و به این صورت دچار
بدترین کار در زمینه مدیریت زمان بشوید و آن انجام دادن چندین کار به صورت
همزمان است!
مثلا
پیشنهاد ما به شما آن است که ایمیل خود را سه بار در طول روز (ابتدای
روز، میانه روز و پایان روز) چک کنید و در هر بار زمانی حدود ۱۵ دقیقه را
صرف این کار کنید و در صورت نیاز تنها به ایمیل های مهمی که پاسخ دادن به
آنها واجب است، پاسخ بدهید.
پردازش ایمیل
برای
پردازش ایمیل تان که شامل سه پرسش چه چیزی، چه زمانی و چه مکانی می شود،
شما باید حداقل یک ساعت را در روز به این کار اختصاص دهید.
به
طور متوسط برای پردازش ۱۰۰ ایمیل، شما نیاز به یک ساعت زمان دارید و اگر
۵۰۰ ایمیل پردازش نشده دارید، باید بدانید که به ۵ ساعت وقت برای پردازش
آنها نیاز دارید. براساس این تخمین شما به راحتی می توانید وقت آزاد مناسب
برای پردازش ایمیل های خود را به صورت روزانه پیدا و تعیین کنید و به این
صورت به هدفی که در ابتدای این درس آن را بیان کردیم دست یابید: صفر ایمیل
در اینباکس ایمیل تان در هفته.
هم
اکنون شما با رعایت نکاتی که در این درس و درس گذشته به آن اشاره کردیم به
راحتی می توانید براساس اصول مدیریت زمان، کارهای مختلف خود مانند پاسخ
دادن به ایمیل را پردازش کنید و انجام دهید.
آموزش رشد قم