مدیریت زمان(9) - بودجه زمانی

این درس، آخرین درس این دوره آموزشی است و به همین دلیل در این درس به نکته ای خواهیم پرداخت که کلید حل بسیاری از مشکلات خواهد بود و با درک آن به راحتی می توانید از زمان هایی که در اختیارتان است استفاده کنید: بودجه زمانی.

یکی از مشکلاتی که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند آن است که نمی توانند زمان کاری خود را از زمان زندگی خصوصی خود جدا کنند. به همین دلیل اولین موردی که در این درس شما خواهید آموخت آن است که یک تعریف روشن از زمان کار بدانید.

زمان کاری
به طور کلی زمان کاری به زمانی گفته می شود که شما آن را صرف کار کردن می کنید، زمانی که شما در راه خانه به محل کار و یا برعکس هستید و یا زمانی که صرف فکر کردن در مورد کار خود می کنید، حتی اگر در خانه باشید و دور از محل کارتان!

علت اینکه فکر کردن در مورد کارتان را به عنوان زمان کاری باید در نظر بگیرید آن است که شما در آن زمان که ممکن است در رختخواب اتاق خوابتان باشید، در حال تمرکز بر روی کارتان هستید. به همین دلیل باید این زمان را به عنوان زمان کار خود در نظر بگیرید! تعجب کردید نه؟

حالا براساس تعریف بالا شما می توانید به راحتی متوسط زمان کاری خود در هفته را محاسبه کنید. این زمان شامل تمامی زمان هایی می شود که مربوط به کارتان است که نمونه ای از آنها را در بالا ذکر کردیم.

زمان زندگی خصوصی
زمان زندگی خصوصی یا زمان شما به مدت زمانی گفته می شود که شما آن را صرف کارهای مرتبط با خودتان می کنید. کارهایی مانند خوابیدن، غذا خوردن، همراه بودن با خانواده و یا چیزهایی مانند اینها که ذهن شما را به طور کامل از فکر کردن در مورد کارتان دور می کند.

براساس این تعریف شما می توانید به راحتی مدت زمان زندگی خصوصی یا همان زمان خودتان را در طول هفته محاسبه کنید.

جدا کردن زمان کار با زمان زندگی خصوصی
تا اینجا شما با تعریف زمان کار و زمان زندگی خصوصی خود آشنا شدید و آموختید که چگونه می توانید متوسط زمان کار و زندگی خصوصی خود در هر هفته را محاسبه کنید. اما سوالی که ممکن است پیش بیاید آن است که محاسبه این زمان ها چه دردی را دوا می کنند؟

در پاسخ به این سوال باید گفت که هدف از محاسبه زمان کاری و زندگی خصوصی آن است تا شما با درکی درست بتوانید یک خط قرمز و شفاف بین زمان کاری و زمان خودتان بکشید و سپس براساس آن بودجه بندی زمانی خود را انجام دهید، کاری که موضوع اصلی این درس است.

اولین قدم برای جداسازی زمان کاری از زمان خودتان آن است که خودتان را متعهد به آنچه در تقویم تان نوشته اید بکنید و علاوه بر آن، براساس زمانی که در اختیار دارید برنامه ریزی کنید. شاید برای درک بهتر این موضوع بد نباشد که مثالی بزنیم.

فرض کنید که شما از صبح که از خواب بلند می شوید اولین کاری که می کنید آن است که ایمیل های کاری خود را چک می کنید و سپس صبحانه می خورید و بعد از آن به محل کار خود می روید. در نهایت شب هم ساعت ۹ یا ۱۰ به خانه باز می گردید و شاید علت دیر آمدن به خانه را کار بیشتر که برابر با موفقیت بیشتر است می دانید. تفکری که ممکن است تا حدودی درست باشد، اما در واقعیت کمی مشکل دارد!

به این صورت که ممکن است برخی از افراد با کار کردن در مدت زمان زیاد و دیر برگشتن به خانه در زندگی خود به موفقیت هایی دست پیدا کنند، اما آنچه حقیقت دارد آن است که شما اگر براساس برنامه و زمانی که در اختیار دارید، کارهای مختلف خود را انجام دهید، باز هم موفق خواهید شد.

برای همین در مثال بالا به جای اینکه اولین کار بعد از بیدار شدن از خواب چک کردن ایمیل ها و پاسخ دادن به بعضی از آنها باشد، شما باید یک خط قرمز و واضح بین زمان کاری و خودتان بکشید. به این صورت که زمان کاری خود را به صور کامل مشخص کنید و به خودتان بگویید که از ساعت ۸ صبح تا ۵ بعدازظهر زمان کاری تان است و تنها در این مدت زمان به کار خود فکر کنید و وقتی که خارج از این زمان قرار گرفتید، مثلا در ساعت ۹ شب تنها تمرکزتان را بر روی کارهای خودتان مانند گپ و گفتگو با اعضای خانواده یتان و یا دیدن فیلم مورد علاقه یتان بگذارید.

پس فراموش نکنید که به جای دادن یک تخته سیاه با زمان بی پایان و نامحدود به خودتان، یک فضای مشخص در اختیار خودتان قرار دهید و براساس همان میزان فضا، کارهای خود را انجام دهید. و این کار را با بودجه بندی زمان می توانید انجام دهید.

علاوه بر این فراموش نکنید که همواره از بودجه زمانی که تعریف کرده اید تبعیت کنید و خود را به آن متعهد کنید تا به این صورت راحت تر بتوانید زمان خود را مدیریت کنید و از بودجه زمانی خود به میزان بسیار زیادی استفاده کنید.

تعریف ارزش برای کارهای مختلف
شما در طول روز کارهای مختلفی را انجام می دهید که ممکن است خیلی از آنها دارای اهمیت و ارزش زیادی نباشند و تنها وقت شما را بگیرند، به همین دلیل یکی از کارهایی که تاثیر مستقیمی بر روی بودجه بندی زمان شما دارد آن است که کارهای مختلف خود را از نظر ارزش و اهمیت دسته بندی کنید.

برای ارزش بندی کارهای مختلف ما یک روش ساده به شما پیشنهاد می کنیم که به کمک آن می توانید ارزش یک کار را برای خودتان مشخص کنید و این معیار مقدار پولی است که شما برای انجام آن کار می توانید به شخص دیگری پرداخت کنید تا همان کار را برای شما انجام دهد. این بدان معناست که فعالیت هایی برای شما باارزش ترند که برای تان هزینه بر باشند.

نکته ۱: برخی از افراد در طول روز تنها یک کار را انجام می دهند و به همین دلیل ارزش بندی کارهای مختلف برای آنها معنا ندارد، اگر شما جز این دسته از افراد هستید که در طول روز یک کار مشخص را باید انجام دهید، شاید این بخش از درس آنقدرها بدرد شما نخورد هر چند که خواندن آن را شدیدا پیشنهاد می کنیم.

نکته ۲: دقت کنید در اینجا ما در مورد کارهای شخصی شما صحبت نمی کنیم و تنها در مورد کارهایی که مربوط به شغل و حرفه یتان است بحث می کنیم زیرا کاملا واضح است که برای در جمع خانواده بودن و گپ زدن با افرادی که آنها را از صمیم قلب دوست دارید هیچ معادل پولی و مالی را نمی توان تعریف کرد!

به طور کلی تمام فعالیت هایی که در طول روز در حال انجام آنها هستیم، شامل دو دسته می شوند:

۱- با ارزش ترین فعالیت ها (Most Valuable Activities یا MVAs)

۲- کم ارزش ترین فعالیت ها (Les Valuable Activities یا LVAs)

و نکته جالب آن است که اکثر مردم تمرکز خود را بر روی کارهایی می گذارند که کمترین ارزش را از نظر مالی برای آنها دارد. به عنوان مثال و براساس برخی تحقیق ها تنها ۲۰ درصد از افراد زمان کاری خود را به انجام با ارزش ترین کارها (MVAs) اختصاص می دهند و بیشتر وقت خود را صرف کارهایی با ارزش بسیار کم (LVAs) می کنند.

برای همین برای استفاده از حداکثر مدت زمانی که در اختیار دارید، شما باید بر روی کارهایی که با ارزش تر هستند و یا همان MVAs تمرکز کنید. اما چگونه می توان کارهای باارزش را کشف کنید؟

شناسایی با ارزش ترین کارها
در اینجا به کمک یک مثال به شما نشان می دهیم که چگونه می توانید دو مورد از باارزش ترین کارهایی که در طول روز انجام می دهید را شناسایی کنید.

ابتدا ما شخصی را در نظر می گیریم که یک مربی تربیت بدنی است. این شخص چندین ساعت در هفته را صرف کلاس های خود در دانشگاه می کند، علاوه بر آن مربی شنا است و چندین ساعت در هفته را با دانش آموزانش در استخرهای گوناگون سپری می کند و به آنها اموزش می دهد. او همچنین به یک سالن ورزشی خصوصی می رود و در چندین کلاس مختلف ورزشی تدریس می کند.

این مربی تربیت بدنی برای هر کدام از مکان هایی که می رود، حقوق مشخصی دارد و زمان ها و روزهای مشخصی را صرف می کند. حال اگر این شخص حقوق سالیانه هر کدام از این مکان هایی را که می رود، حساب کند و بعد هر کدام از آنها را بر عدد ۲۴۹۶ (۴۸ ساعت کار در هر هفته ضربدر ۵۲ هفته در سال) تقسیم کند، او می تواند مقدار پولی را که هر ساعت از انجام هر کدام از این کارها بدست می آورد را حساب کند. با مقایسه درآمد حاصل از هر ساعت کار در هر یک از مکان هایی که مشغول تدریس در آنهاست، به راحتی می تواند بفهمد که کدام یک از آنها بیشترین درآمد و کدامیک از آنها کمترین درآمد را برای وی دارد و بر همین اساس دو کار باارزش خود را پیدا کند. و با پیدا کردن این دو کار باارزش، تمرکز خود را بر روی آنها بگذارد تا درآمد بیشتری داشته باشد.

بودجه زمانی برای کارهای باارزش
حالا که روش پیدا کردن و کشف کارهای باارزش خود در طول روز را پیدا کردید، زمان آن رسیده است که برای این کارهای باارزش خود یک بودجه زمانی تعیین کنید.

اولین قدم برای انتخاب بودجه زمانی آن است که یک تقویم جدا از کارهای روزانه و روتین خود ایجاد کنید و سپس حداقل ۴۰ درصد از زمان کلی (۴۸ ساعت زمان کار کردن در هفته ضربدرد ۴۰ درصد= ۱۹.۲ ساعت در طول هفته) که برای کار کردن در اختیار دارید را به این کارها (کارهای باارزش) اختصاص دهید. علت پیشنهاد ۴۰ درصد در آن است که اکثر افراد کمتر از ۲۰ درصد از زمان خود را به انجام کارهای باارزش اختصاص می دهد و به همین دلیل عدد ۴۰ درصد به مرور زمان باعث بهبود کارآیی شما در انجام کارهای مهم تان می شود.

دقت کنید که علت پیشنهاد تقویم جدا برای بودجه بندی زمانی کارهای MVAs آن است که شما با تمرکز بیشتری برای انجام آنها برنامه ریزی کنید و علاوه بر آن از تداخل با دیگر برنامه های خود و یا کاهش آن به هر دلیلی شدیدا خودداری کنید.

به عنوان مثال اگر شما دو کار باارزشی که در طول روز انجام می دهید را پیدا کرده اید، می توانید مدت زمان ۱۹.۲ ساعت را به دو قسمت ۸.۵ ساعتی تقسیم کنید و سپس براساس نوع کار و وضعیت کاری خودتان، در تقویم خود زمان هایی که برای انجام آنها در نظر دارید را انتخاب کنید. مثلا اگر دو کار باارزش شما نوشتن پایان نامه درسی و آموختن برنامه نویسی باشد، شما می توانید آموختن برنامه نویسی را به مدت ۸.۵ ساعت در روز جمعه و نوشتن پایان نامه درسی خود را در سه روز شنبه، سه شنبه و پنجشنبه انجام دهید (روزی حدود ۳ ساعت).

استفاده از بودجه زمانی
هم اکنون شما باارزش ترین کارهایی که در طول روز انجام می دهید را پیدا کرده اید و براساس درس های گذشته یک تقویم کاری مشخص با بودجه بندی مشخص دارید.

حالا زمان آن رسیده که بودجه زمانی خود را براساس تقویم روزانه یتان مصرف کنید. برای این کار بد نیست که مثالی بزنیم تا درک و طرز استفاده از بودجه زمانی در طول هفته را بهتر و راحت تر درک کنید.

همانگونه که در قسمت قبل گفتیم، شما هم اکنون دو کار باارزش خود را پیدا کرده اید که برای هر کدام از آنها ۸.۵ ساعت زمان در اختیار دارید. روز جمعه را برای آموختن برنامه نویسی به مدت ۸.۵ ساعت اختصاص داده اید. حالا فرض کنید که یکی از دوستان تان به شما زنگ می زند و از شما می خواهد که گزارش کاری را برای وی در روز جمعه ارسال کنید.

به دلیل اینکه شما در روز جمعه ۸.۵ ساعت را برای یادگیری برنامه نویسی اختصاص داده اید، در پاسخ به این دوست تان باید بگویید که این امکان وجود ندارد و شما می توانید در روز شنبه ساعت ۱۰ صبح گزارش مورد نظرش را ارسال کنید.

و یا اینکه شما برای نوشتن پایان نامه درسی خود روز های شنبه، سه شنبه و پنجشنبه را در نظر گرفته اید. حالا استاد راهنمای تان با شما تماس گرفته است و از شما درخواست کرده که روزی را برای صحبت در مورد پروژه در نظر بگیرید. شما به بودجه زمانی خود نگاه می کنید و متوجه می شوید که روزهای شنبه، سه شنبه و پنجشنبه روزهایی هستند که شما بر روی پروژه خود کار می کنید، پس به استاد راهنمای خود پاسخ می دهید که در روز سه شنبه در ساعت ۱ بعدازظهر در دفتر او خواهید بود.

با این مثال شما باید به صورت کامل متوجه چگونگی استفاده از بودجه زمانی و تقویم کاریتان شده باشید. این نکته را هم فراموش نکنید که بودجه زمانی نقش کتاب راهنما را بازی می کند به گونه ای که به کمک آن می توانید کارهای روزانه خود را به صورت دقیق تر برنامه ریزی کنید. پس فراموش نکنید که بودجه زمانی، کتاب راهنمای شما در مدیریت زمان و افزایش بهره وری است.

در اینجا دوره «مبانی مدیریت زمان» به پایان می رسد و امیدواریم که شما به کمک این دوره آموزشی بتوانید از وقت خود در راه اهدافی که دارید بهتر از گذشته استفاده کنید به گونه ای که با مدیریت زمان و افزایش بهره وری، سطح استرس خود را به دلیل انجام ندادن برخی کارهای در وقت مقرر کاهش دهید و زندگی بهتر و راحت تری را از نظر شغلی و شخصی داشته باشید.