درس‌هایی برای افزایش کارایی به قلم کریس بیلی

 به طور قطع اکثر ما در زندگی خود با افرادی مواجه شدیم که در عالم خیال، آرزوهای بزرگی داشته یا برنامه‌ریزی‌هایی گسترده برای زندگی روزمره خود دارند؛ ولی در واقعیت عملکرد چندان مناسبی از خود نشان نداده و تنها در جا می‌زنند. شاید این همان اتفاقی است که برای خیلی از ما نیز رخ داده است؛ اما واقعاً چرا بسیاری از افراد فعالیت مفید و قابل توجهی از خود نشان نمی‌دهند؟ کریس بیلی انسانی خلاق است که در وب‌‌سایت خود موسوم به " یک سال بهره‌وری" قلم می‌زند؛ جایی که او یک سال از عمر خود را صرف تحقیق، جستجو و آزمایش روش‌های مختلف برای افزایش کارایی و بازده مفید نموده است. در ادامه مطلب توجه شما را به نتایج بررسی‌ها و تحقیقات او جلب می‌کنیم. 

کریس بیلی می‌گوید:

در طول دوازده ماه گذشته بیشتر اوقات خود را صرف تجربه‌ی روش‌های سودمند، مصاحبه با برخی از موفق‌ترین افراد جهان و مطالعه تعداد قابل‌توجهی کتاب، مقاله و رسالات دانشگاهی پیرامون افزایش کارایی و بازده مفید افراد کردم. همه و همه‌ی این کارها را در جهت جستجوی راه‌کارهایی انجام دادم که به درک اینکه چگونه و به چه صورت می‌توانیم به افرادی پر بازده و مفید تبدیل شویم کمک کند.

وقتی که ماه می گذشته از دانشگاه فارغ‌التحصیل شدم، همزمان دو پیشنهاد شغلی قابل‌توجه دریافت کردم. البته هیچ کدام را نپذیرفتم؛ چرا که برنامه‌ای خاص در ذهن داشتم. برای یک سال یعنی از اول می سال 2013 تا اول می 2014 هر روز خود را صرف نوشتن درس‌هایی کردم که در طول این یک سال در مورد افزایش کارایی و بازده آموخته و تجربه کرده بودم.

نتیجه این تجربه یک ساله، نزدیک به 197 مقاله و تعداد قابل‌توجهی کارهای جانبی موفق بود که در پایان این سفر طولانی و پیش از خروجی افتخار آمیز، نصیب من شد.

در طول این سفر از تمام درس‌هایی که آموختم مجموعه‌ای گردآوری کردم؛ مجموعه‌ای که تا حد امکان به من کمک کرد روند کاری پربارتری داشته باشم.

در ادامه ده درس مهمی که کریس بیلی در طول این دوره یک ساله آموخته را با شما هم در میان می‌گذاریم. 

10. روی اهداف مهم‌تر خود تمرکز کنید تا بازده بهتری داشته باشید

در هر دوره از زندگی شما تنها تعداد محدودی امور مهم وجود دارند ( از جمله توجه به ذهن ، جسم، احساسات، روابط خانوادگی و عاطفی، وضعیت شغلی، وضعیت مالی، سرگرمی و تفریح) که هر کدام به نوبه و در جای خود، حائز اهمیت بوده و ارزشمند هستند.

یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش کارایی و بازده مفید، شناسایی امور مهم در هر دوره از زندگی و سپس تمرکز روی انجام آنهاست. فعالیت‌هایی که در صورت درست انجام‌شدن، ضامن موفقیت‌های بعدی در زندگی شما هستند. به عنوان مثال تحصیل در رشته مناسب، ضامن پیدا‌کردن شغل دلخواه است و برخورداری از شغل مناسب با شرایط ایده‌آل، باعث آرامش خاطر و رفاه خواهد بود و به همین ترتیب این رشته ادامه دارد. در مجموع، روی فعالیت‌هایی تمرکز کنید که بهترین نتیجه را در قبال زمان، انرژی و توجهی که معطوف آنها می‌کنید، عاید شما کنند.

9. سه نکته مؤثر که در عین اهمیت، کسالت آور نیز هستند

فکر می‌کنم در پس هر نکته‌ی واضح، حقیقتی قدرتمند نهفته است؛ حقیقتی که مردم را وامی‌دارد آن را بارها و بارها در ذهن خود مرور کنند. این نکته همان چیزی است که در مورد افزایش بازده نیز صدق می‌کند.

در طول سال گذشته و در جهت افزایش کارایی، تکنیک‌های متعددی را در زندگی خود تجربه کرده و عادات گوناگونی را در وجود خود شکل دادم. اما در پایان روز سه، تکنیک مهمی که به بهترین شکل، افزایش کارایی من را به دنبال داشت، شامل این موارد بود:

 تغذیه مناسب

 خواب کافی

 تمرین و ورزش

این همان نکات واضحی است که قطعاً بارها و بارها آنها را شنیده‌ایم؛ به اندازه‌ای که تقریباً معنا و مفهوم حقیقی خود را از دست داده‌اند. به شخصه برای من به عنوان کسی که خود صدها تکنیک و روش گوناگون مدیریت زمان، انرژی و توجه را در طول یک دهه به معرض تجربه و آزمون گذارده، هیچ چیز بیش از رعایت این سه نکته افزایش آمادگی و کارایی به دنبال نداشت. پس به عنوان یک فرد با تجربه، رعایت این سه نکته را به شما هم پیشنهاد می‌کنم.

8. روش های دیگر را نیز امتحان کنید

سه نکته‌ای که در قسمت بالا به آن اشاره شد، برای اکثر افراد مؤثر واقع می‌شوند؛ البته برای هر قانونی استثنائی نیز وجود دارد. خرد ایجاب می‌کند اگر راه‌کارهای دیگری در مورد شما بهتر جواب می‌دهند، آنها را از قلم نینداخته و دست‌کم امتحان‌شان کنید. به عنوان مثال آیا اگر ساعت 5.30 صبح از خواب بیدار شوید، به کارهای بیشتری نپرداخته و عملکرد بهتری نخواهید داشت؟ یا اگر در ابتدای صبح به جای پاسخ‌دادن به ایمیل‌های‌تان، ابتدا به سراغ امور مهم و وظایف اصلی خود بروید، بازده مفید بیشتری نخواهید داشت؟ دست‌کم هر کدام را امتحان کنید تا عادات خود را بهتر بشناسید.

همان گونه که پیش‌تر اشاره شد، معمولاً در پس هر نکته‌ای حقیقتی نهفته است که خرد قراردادی و مرسوم آن را تأیید می‌کند. اما در عین حال تمامی این تکنیک‌ها نیز برای همه افراد به شکلی یکسان عمل نخواهند کرد. هر انسانی از دیگری متمایز بوده و اولویت‌ها و ویژگی‌های خاص خود را داراست؛ در نتیجه هر نکته و اندرزی را نمی‌توان در صد درصد موارد، برای همه افراد توصیه کرده و مفید دانست.

پس یکبار دیگر این نکته را یادآور می‌شویم که اگر ایده، روش یا تکنیک خاصی وجود دارد که در مقایسه با شیوه فعلی شما عملکرد بهتری از خود نشان داده، پس درنگ نکنید و از تجربیات دیگران نیز در زندگی خود سود برید.

7. شکل‌دادن عادات خوب در وجود افراد، آنها را به صورت خودبخود کارآمدتر می‌کند

فکر می‌کنم یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش کارایی و بهره‌وری، تبدیل‌کردن رفتارهای مؤثر و جدید به عادات روزمره است؛ به طوری که شما به صورت ناخودآگاه به آنها عمل کرده و در اصل این عادات در وجود شما نهادینه شوند.

بر طبق نظر چارلز دوهیگ (Charles Duhigg) نویسنده کتاب "قدرت عادت"، 40 تا 45 درصد از فعالیت‌های روزانه ما در این گروه قرار دارند. البته شکل‌گیری عادت، کار چندان ساده‌ای هم نیست و گاهی اوقات مستلزم صرف ماه‌ها زمان است تا یک عادت جدید در زندگی شما شکل گرفته و به ضمیر ناخودآگاه‌تان راه یابد. اما یکبار که یک رفتار جدید به صورت عادت درآمد، شما به صورت خودبخودی به سمت افزایش کارایی گام برخواهید داشت.

به عنوان مثال چندین ماه طول کشید تا عادت بیدار‌شدن ساعت 5.30 صبح در وجود من شکل بگیرد؛ اما بعد از گذراندن این مرحله، این عادت تبدیل به یک جزء مهم در وجود من شده؛ به طوری که هر روز رأس ساعت مقرر، به خودی خود از خواب برمی‌خیزم. همچنین چندین هفته طول کشید تا رژیم غذایی جدید برای من جا افتاد؛ اما اکنون همین برنامه غذایی، به سادگی بخشی از زندگی روزمره من شده است. به همین ترتیب می‌توان هر عادت مشخصی را در زندگی خود جا انداخته و به تدریج زندگی خود را هدفمندتر کرد.

بهتر است بدانید شکل گیری عادات مختلف آسان نیست؛ به ویژه زمانی که باید تمام نیروی اراده خود را فرا بخوانید تا خود را وادار به تغییر عادات بدِ رفتاری نهادینه شده در وجوتان کنید. اما آگاه باشید کارها آسان‌تر خواهد شد اگر این عزم و اراده را در وجود خود بیدار کرده و از صمیم قلب مایل به انجام آن شوید.

6. سه عامل مهم در افزایش کارایی: زمان، انرژی و توجه

در اواخر این پروژه متوجه شدم هر مقاله‌ای که به صورت جداگانه نوشته شده بود، می‌بایست در یکی از این سه رده طبقه‌بندی می‌شد: چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنیم، چگونه انرژی خود را بهتر مدیریت کنیم و نکته آخر اینکه چگونه توجه خود را بهتر مدیریت کنیم.

به نظر من اگر شما می‌خواهید در یک روند روزانه و مداوم، به کارایی بهتری دست یابید، توجه به این سه مقوله بی‌نهایت ضروری است. برخی از افراد از انرژی شگفت‌انگیز و توجهی فوق‌العاده بهره‌مندند؛ اما قادر به مدیریت زمان به بهترین شکل نیستند. در نتیجه روی امور مهم کار نکرده و بازده مناسبی ندارند. در مقابل برخی دیگر، هم از تمرکز خوبی برخوردار بوده و هم با پروسه مدیریت زمان به خوبی آشنا هستند؛ اما از توانایی مدیریت انرژی بی‌بهره بوده و در نتیجه عملکرد درخشانی از خود نشان نمی‌دهند. افراد موفق معمولاً جزء آن دسته از افرادند که به بهترین شکل هر سه مورد فوق را مدیریت کرده و در نتیجه عملکردی ممتاز از خود نشان می‌دهند.

5. هیچ رازی در زمینه افزایش کارایی وجود ندارد؛ اما در مقابل صدها تدبیر مناسب در خدمت شماست

اگر رمز و رازی برای افزایش راندمان و بازده مفید وجود داشته، من در طول تجربیات یکساله خود با آن برخوردی نداشتم.

اما در مقابل با صدها روش مدبّرانه و مؤثر آشنا شدم که می‌توان به کمک آنها زمان، انرژی و دقت خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کرد. در حقیقت در پایان این دوره‌ی یک ساله، تعداد زیادی از این روش‌ها که در طول این مدت موفق به گردآوری‌شان شدم را در قالب یک فهرست صدتایی ارائه دادم.

بهتر است توجه داشته باشیم کارایی، بیشتر یک مفهوم کلی است که بوسیله‌ی درک ارتباط و بهم پیوستگی اجزاء توصیف می‌شود. اگر نگوییم هزاران، دست کم صدها مورد و عامل مهم در انجام هر چه بهتر و بیشتر کارهای روزمره‌ی ما مشارکت دارند که هر کدام به تنهایی نیازمند مدیریت سه فاکتور مهم انرژی، زمان و دقت هستند. پس در مجموع می‌توان نتیجه گرفت که نه‌تنها پای یک رمز مخفی در میان نیست، بلکه صدها روش و تکنیک در پس افزایش کارایی و بازده افراد نهفته‌اند.

4. سخت یا زیاد کار کردن، موجب کاهش بازدهی می‌شود

در طول دوره کاری خود متوجه شدم سخت کار کردن یا پذیرفتن مسئولیت‌های بیش از اندازه، منجر به از بین رفتن کارایی می‌گردد.

اما زمانی که شما سخت کار کرده و انرژی بیشتری مصرف می‌کنید، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ پاسخ روشن است؛ زمانی فرا می‌رسد که انرژی شما ته کشیده و از کار می‌افتید. اما اگر مسئولیت کم‌تری قبول کرده و درمقابل توجه و دقت بیشتری را مبذول آن کنیم، نتیجه بهتری خواهیم دید. به شخصه هیچ تأثیر منفی از تمرکز بیشتر روی یک وظیفه خاص مشاهده نکردم؛بلکه دریافتم در این حالت سطح توجه و انرژی، اغلب به صورت همزمان افزایش می‌یابد. زمانی که انرژی بیشتری صرف انجام کارهای خود می‌کنید، اما در عوض از اختصاص‌دادن زمانی برای تنفس و تجدید قوا (با انجام کارهایی همچون تمرین، استراحت، تغذیه‌ی مناسب و استفاده از تکنیک‌های تسکین‌دهنده اثرات استرس) خودداری می‌ورزید، رفته رفته از انرژی و انگیزه، تخلیه شده و دست از ادامه راه خواهید کشید.

هنگامی که از نظر مدت زمان انجام کار در مضیقه قرار می‌گیریم، مجبور به صرف انرژی بیشتری برای غلبه بر این کمبود هستیم؛ چرا که می‌خواهیم کار در همان مدت مشخص به پایان برسد. از سوی دیگر اگر زمان بیشتری هم برای انجام کار در نظر بگیریم، اغلب کارها را به تعویق انداخته و در نتیجه سطح کارایی پایین‌تری خواهیم داشت و در عین حال زمان بیشتری را هم به هدر خواهیم داد. پس بهترین راه حفظ تعادل است؛ بدون آنکه از نظر روحی دچار مشکل شده و از ادامه راه صرف‌نظر کنیم.

پس سخت یا زیاد کار کردن در نهایت منجر به کاهش کارایی شما می‌شود؛ چرا که به دو منبع اصلی و با ارزش، یعنی زمان و انرژی دستبرد زده و شما را در درازمدت دچار مشکل خواهد کرد.

3 . بهترین راه برای کسب انگیزه‌ی لازم، درک چرایی انجام وظیفه مورد نظر است

افراد با انگیزه و کارآمد کسانی هستند که از علت انجام وظایف خود به خوبی آگاهی دارند.

اگر برای انجام مسئولیت‌ها و وظایف بیشتر آمادگی یافته‌اید، در صورتی که این وظایف را از نظر اهمیت و ارزش رتبه‌بندی کنید، راحت‌تر خود را وادار به انجام‌شان کرده و در عین حال در مدت زمان کوتاه‌تری به کارایی مورد نظر خود دست می‌یابید. در حالی که در صورت عدم رعایت این طبقه‌بندی و درک درست از ارزش هر کار، شاید در ابتدای راه همه چیز خوب به نظر برسد، ولی به مرور زمان از حس رضایت‌مندی شما کاسته شده و بالطبع کارایی شما هم کاهش خواهد یافت. عاملی که در عبور موفق از این موانع و چالش‌ها به کمک شما می‌آید، از درک درست‌ از اهمیت و ارزش هر وظیفه ناشی می‌شود؛ چیزی که انگیزه‌ی لازم را در وجود شما بیدار می‌کند،. به طوری که خود را مسئول به پایان رساندن وظایف با ارزش خود می‌بینید.

اگر سرتان شلوغ است و مشغول انجام وظایف متعدد هستید، بهتر است بدانید این به معنای کارایی بالای شما نیست. کارایی تنها در مورد چگونگی انجام کار نیست؛ بلکه درباره‌ی نتیجه بدست آمده نیز می‌باشد،؛ نکته‌ای که به مراتب از اهمیت بیشتری برخوردار است.

اگر همیشه از علت و اهمیت کارهای خود مطلع باشیم، انگیزه بیشتری برای به اتمام‌رساندن آنها خواهیم داشت.

2. افزایش کارایی بی‌معنی خواهد بود اگر درک درستی از خود نداشته باشید

در این مطلب به دفعات به عامل مهم درک درست از خود اشاره کردم؛ شاید چون این همان بخشی است که در طول این یک سال اغلب با آن درگیر بودم.

زمانی که برای نخستین بار این پروژه را آغاز کردم، هیچ مانعی نمی‌توانست سد راهم شود؛ چرا که مشتاق افزایش کارایی خود بودم. این اشتیاق کار را راحت‌تر کرده بود. به طوری که در بدو امر هیچ گونه فشاری حس نکرده و در نتیجه با مشکلی نیز در روند کاری خود مواجه نشدم.

اما همچنان که پیش می‌رفتم و زمانی که بازدیدهای روزانه‌ی وب‌سایتم از چند هزار به صدها هزار در ماه افزایش یافت، ناگهان فشار بیشتری حس کردم؛ چرا که اکنون میبایست هم می‌نوشتم، هم در جستجوی راه‌های تازه بوده و هم این راه‌ها را می‌آزمودم؛ در نتیجه لذت کم‌تری از ادامه کار نصیبم می‌شد.

سخت است به چنین چیزهایی اعتراف کرد؛ به ویژه زمانی که مردم زیادی مایلند در وضعیت کنونی شما قرار داشته باشند. کندو کاو در مورد موضوعات مختلف، همان چیزی است که من اغلب تشنه انجام آن هستم و این همان جایی است که اهمیت درک، شناخت و مهربان‌بودن با خود مشخص می‌شود؛ به خصوص زمانی که تحت‌فشار هستیم تا کارایی خود را افزایش دهیم.

افزایش کارایی ممکن نخواهد بود مگر با همّت و سعی فراوان،. برای انجام بهتر کارها باید بر خود فشار آوریم،؛ این امر اجتناب ناپذیر است. اما این روند آسان‌تر خواهد بود اگر درک کنیم ماحصل کار تغییرات مثبتی است که در زندگی خود ایجاد می‌کنیم.

پس به صورت مستمر پیگیر درک و شناخت خود باشید؛ به خصوص زمانی که در حال افزایش ظرفیت عملکردی خود هستید. در آغوش‌‌گرفتن موفقیت کار ساده‌ای نیست. زمانی فرا می‌رسد که مدام به خود می‌گویید دیگر قادر به ادامه راه نیستید.، زمانی که 80 درصد چیزهایی که به ذهن‌تان خطور می‌کند، به صورت ناخودآگاه از بار روانی منفی برخوردارند. بسیار مهم است در طول این دوره باخود مهربان بوده و از شانس تبدیل‌شدن به انسانی بهتر و کامل‌تر به راحتی چشم‌پوشی نکنید‌.

1. کارایی تنها در مورد میزان عملکرد شما نیست؛ بلکه در مورد میزان پیشرفت شما است

وقتی این پروژه اولین روزهای خود را پشت سر می‌گذاشت، یک صفحه‌ی ویژه‌ی آماری طراحی کردم تا میزان اثر بخشی فعالیت‌ها و افزایش کارایی و بازدهی مفید روزانه‌ام را با دیگران به اشتراک بگذارم. هر روز تعداد صفحاتی که مطالعه کرده و میزان ساعات کاری خود را در این صفحه قید می‌کردم؛ چرا که در واقع این داده‌ها نشان‌دهنده‌ی میزان کارایی من در طول زمان بود.

اما همانند یک کارخانه، کارایی شما هم تنها با اندازه ‌گیری میزان محصولات تولیدی برآورد نمی‌شود؛ چرا که این تنها تصویری محدود و کم‌عمق از میزان کارایی حقیقی شما را نشان خواهد داد.

این کاری است ساده که با اندازه‌گیری و آمار، میزان عقب‌ماندگی خود را از اهداف اولیه را درک کنیم. اما به همان اندازه که کارایی فردی حائز اهمیت است، برآیند کاری شما نیز در رتبه بعدی اهمیت جا دارد. کارایی تنها در مورد میزان تولید نیست؛ بلکه موفقیت‌های کسب شده، کارهای به اتمام رسیده و در نهایت نتایج به دست آمده را نیز در برمی‌گیرد.

این مهم است کارهایی را که در سطوح بالای اهمیت قرار دارند به انجام برسانیم؛ اما در عین حال این مسئله هم حائز اهمیت است که بدانید چگونه زمان، دقت و انرژی خود را مدیریت کرده تا منابع لازم جهت انجام فعالیت‌های بیشتر را همچنان در اختیار داشته باشید.

اما در نهایت و در پایان روز هنگامی که دیگر زمانی در اختیار ندارید، از انرژی تخلیه شده و از توجه ودقت‌تان کاسته شده است؛ تنها شما می‌مانید و وظایفی که به سرانجام رسانده و تغییری که در جهان پیرامون‌تان ایجاد کرده‌اید. این همان کاری است که زندگی شما را ارزشمند و پرمعنی خواهد کرد. و این همان طعم شیرین موفقیت است که بعد از یک دوره تلاش سخت و طاقت فرسا، احساسش خواهید کرد.

و در کل معنای بهره‌وری و کارایی نیز در همین نکته خلاصه شده است.