سرویس ایمیل و راه کارهای موثر جهت استفاده بهینه از آن

با وجود شایعاتی که درباره‌ی کاهش چشمگیر استفاده از سرویس‌های ایمیل (Email) مانند Yahoo ،Gmail ،outlook و کمرنگ شدن نقش آن‌ها در زندگی روزانه‌مان وجود دارد، اما هم‌چنان این سرویس پابرجا است. بر اساس یک نظرسنجی که توسط کمپانی Adobe در سال ۲۰۱۵ صورت گرفته است، هر شخصی به طور میانگین ۳۰ ساعت در هفته با ایمیل خود سر و کار دارد و این زمان معادل داشتن یک کار نیمه وقت است.

مورا توماس (Maura Thomas) موسس بهره‌وری وب‌سایت (RegainYourTime.com) و نویسنده‌ی کتاب رازهای بهره‌وری شخصی (Personal Productivity Secrets ) عقیده دارد که ایمیل اغلب افراد با مواردی پر شده است که در واقع کارهای ضروری هستند و باید انجام شوند. کشف معمای قتل غول ایمیل چندان ساده نیست. پس در ابتدا بهتر است که با ساز و کار آن به خوبی آشنا شویم.

هدف ما تنها داشتن جعبه‌ی inbox خالی از پیام نیست، بلکه می‌توان با استفاده از ابزارهای مفید، سیستم ارسال ایمیل را به ابزار ارتباطی مفیدتری تبدیل کرد که استفاده از آن به زمان کم‌تری نیاز داشته باشد. در ادامه با نکاتی کاربردی برای رسیدن به این مقصود، آشنا می‌شویم.

قدم اول: کاهش سرعت دریافت پیام‌هایی که به صندوق ایمیل سرازیر می‌شوند

اولین قدم برای کاستن حجم پر فشار جعبه‌ی اینباکس ایمیل این است که نسب به دریافت پیام‌های سرازیر شده به ایمیل خود بیشتر تامل کنیم. به این معنی که اشتراک پیام‌های تبلیغاتی و خبرنامه‌ها و سایر پیام‌های غیرضروری خود را لغو کنیم. توماس برای جمع‌آوری تمام پیام‌های تبلیغاتی و خبرنامه‌ها از ابزارهایی مانند اسپم درین (SpamDrain) و (Unroll.me) استفاده می‌کند. با استفاده از این اپلیکیشن‌ها تنها با یک کلیک می‌توان تمام اشتراک‌های خود را لغو کنید.

ضمن این که با ایجاد یک آدرس ایمیل جدید در وهله‌ی اول می‌توان حجم ایمیل‌های ناخواسته یا همان (Junk email) را کاهش داد و هم برای استفاده از اشتراک‌های مختلف و خرید‌های آنلاین از آن استفاده کرد.

قدم دوم: تنظیمات امنیتی

به گفته‌ی توماس یک روش دیگر برای کاهش سرعت پیام‌های ورودی به اینباکس افزایش امنیت تنظیمات سرویس ایمیل است. شاید این راهکار ابتدایی به نظر برسد اما جهت اطلاع‌تان لازم است بدانید که اگرکاربران فقط در موارد ضروری اعضای تیم اکانت خود را کپی کنند، میزان قابل توجهی از تعداد پیام‌ها کاهش می‌یابد.

قدم سوم: استفاده از ابزارهای همکاری و تیمی

در این راهکار با ایده‌ی ران وب (Ron Webb) روبرو هستیم. وی مدیر استانداردها و اطلاعات سیستم در مرکز کیفیت و بهره‌وری هیوستون آمریکا است و سازمان او به سایر کمپانی‌ها کمک می‌کند تا به شکل موثر‌تر و کارآمدتری کار کنند، وب در این باره می‌گوید: با استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند Slack و HipChat و حتی Google Docs به‌راحتی می‌توان اطلاعات را در یک جا جمع‌آوری کرد تا دسترسی به آنها آسان‌تر باشد. با استفاده از این ابزارها همکاران به‌راحتی می‌توانند ضمن بهره‌مندی از ابزار جستجو، کار گروهی خود را به شکل موثرتری انجام دهند.

قدم چهارم: طبقه‌بندی

پیشنهاد کارشناسان سنتی مدیریت زمان این است که همه‌ی پیام‌ها و مکاتبات را طی یک مرحله کلی سر و سامان دهید، در حالی که توماس توصیه می‌کند که ابتدا یک اسکن سریع و اجمالی انجام دهید و اطلاعات را طبقه‌بندی کنید. این پروسه به شما این امکان را می‌دهد که مهم‌ترین پیام‌ها و فایل‌ها را انتخاب کرده و یا آن‌ دسته از فایل‌هایی را که نیاز به زمان بیشتری برای بازنگری مجدد دارند، انتقال دهید. پیشنهاد دیگر او این است که در موارد ضروری با خیال راحت از دکمه‌ی حذف استفاده کنید و از خود بپرسید: بدتربن حالتی که با حذف پیام‌ها ممکن است رخ دهد چیست ؟ و اگر پاسخ‌تان این بود که: اتفاق مهمی نخواهد افتاد پس تردید نداشته باشید.

قدم پنجم: ادغام کردن تقویم و لیست‌های کاری

فرانک باک که مشاور مدیریتی و نویسنده‌ی کتاب مدیریت زمان سازمان یافته برای مدیران مدارس (Get Organized Time Management for School Leaders) است، در این باره می‌گوید: بعضی ایمیل‌ها کارهایی که باید انجام دهید و یا مکان‌هایی که لازم است حضور داشته باشید را یادآوری می‌کنند. مدت زمانی که این گونه ایمیل‌ها را در جعبه‌ی اینباکس خود نگه می‌دارید، چقدر است؟ درصورتی که وجود پیام‌ها در اینباکس تنها به معنای کارهایی است که انجام نداده‌ایم.

به عقیده‌ی باک بسیاری از مردم از تقویم‌ها و لیست‌های کاری که برایشان موجود است استفاده نمی‌کنند، در حالی‌که این ابزارها حجم زیادی از پیام‌های ایمیل را کاهش می‌دهند. یک روش ساده‌، انتقال ایمیل خود به تقویم outlook است و راه ساده‌تر استفاده از گزینه more برای ایجاد یک رویداد است. ضمن اینکه می‌توانید از ابزارهای موجود در فضای آنلاین برای نگهداری این ایمیل‌ها استفاده کنید.

قدم ششم: ایجاد سیستم بایگانی

بهتر است که ایمیل‌تان را به صورت دیجیتالی دسته‌بندی کنید. گاهی اوقات پیام‌ها به‌ درستی بررسی مجدد نمی‌شوند و یا این که نیاز است برخی از آنها برای اهداف پژوهشی حفظ شوند. ابتدا پیام‌هایی را که دریافت کرده و نگاه داشته‌اید را بررسی کنید. سپس یک سیستم بایگانی شخصی ایجاد کنید. این سیستم می‌تواند مانند دسته‌بندی پیام‌های گستردهای مثل گروه ساده باشد و یا سیستمی جزیی‌تر و ریز‌بین‌تر باشد که با نام پروژه‌ها و موضوعات دسته‌بندی می‌شود.