همه ما یاد گرفته ایم که هر ایمیلی که دریافت می کنیم را به بخش آرشیو انتقال دهیم اما واقعیت آن است که این قسمت از حساب های کاربری هم محدودیت هایی دارد بنابراین بهترین کار این است که مواردی که نیاز داریم را ذخیره و موارد بلااستفاده را پاک کنیم. با سافت گذر همراه باشید تا به شما بگوییم چرا ایمیل ها را پاک کنید.
فرقی نمی کند که کاربر جیمیل هستید یا خیر، باید بدانید که گوگل پیش از این می خواست همه ایمیل های دریافتی توسط کاربران را ذخیره کند. تا پیش از این، مردم خودشان ایمیل ها را به صورت مداوم پاک می کردند تا حافظه اکانت شان خالی گردد.
هنگامی که جیمیل در سال 2004 راه اندازی شد، انقلاب عظیمی در زمینه مدیریت ایمیل به وجود آمد. گوگل در آن زمان به کاربران 1 گیگابایت حافظه داد حال آنکه رقبای او مانند مایکروسافت Outlook تنها 2 مگابایت حافظه به افراد داده بود بنابراین محبوب شدن این سرویس گوگل اصلاً جای تعجب ندارد. در این بین، رقبایش به سختی توانستند با او به رقابت بپردازند و حتی برخی از آنها مجبور شدند حافظه داده شده را افزایش دهند.
گوگل افزایش حافظه را در دستور کار قرار داد تا اینکه در سال 2005 و به مناسبت تولد جیمیل، حافظه اعطا شده به 2 گیگابایت رسید. جورجس هریک، مدیر تولید جیمیل مدعی شده بود با این کار حافظه ای که افراد به آن نیاز دارند، همیشگی خواهد بود.
بر این اساس، چه نیازی بود تا ایمیل ها را پاک کنیم وقتی شرکت هایی مانند گوگل سالانه حافظه ای به ما می دهند؟. طبق اعلام هریک، با پیشرفت تکنولوژی حافظه ها ارزان می شوند به همین دلیل گوگل می تواند آنها را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار دهد. اما این کمپانی نظرش را تغییر داد.
در سال 2013، گوگل محدودیت 15 گیگابایتی برای اکانت های رایگان تعبیه کرد تا از آن بتوان در حساب های مختلف مانند، جیمیل، گوگل درایو و گوگل فوتوز استفاده نمود. بر این اساس، اگر 10 گیگابایت اطلاعات ذخیره کنید، تنها 5 گیگابایت حافظه خواهید داشت.
از آن زمان تا کنون حافظه بیشتری به کاربران اختصاص داده نشده و در واقع گوگل حتی حافظه رایگان موجود در برنامه Google Photos را نیز کنار گذاشته است.
با این اوصاف، اگر برنامه داشتید تا ایمیل های خود را هیچ وقت پاک نکنید زیرا گوگل به شما حافظه می دهد، این استراتژی دیگر کارآمد نخواهد بود و احتمالاً تا هفت هشت سال دیگر حافظه ای که در اختیار دارید، پر خواهد شد.
با این اقدام خود، گوگل تصمیم دارد حافظه ها را در قالب سرویس گوگل وان به فروش برساند تا افراد ایمیل هایشان را در آنجا ذخیره کنند و در صورت نیاز به صورت ماهانه پول بپردازند تا حافظه دریافت نمایند.
البته مایکروسافت هم چنین اقدامی کرده به طوری که در کنار 15 گیگابایت حافظه رایگانی که می دهد، 50 گیگابایت را هم به صورت پولی به مشترکان مایکروسافت 365 ارائه می کند. آی کلود اپل هم 5 گیگابایت حافظه می دهد تا داده های کاربران در آنجا بکاپ گیری شوند.
به همین دلیل است که شرکت ها مدام از شما می خواهند ایمیل ها را پاک نکنید زیرا آنها با پر شدن حافظه می توانند به درآمد برسند و از این طریق سود کنند بنابراین کاری که انجام می دهند برای خودشان کاملاً منطقی است.
اما به واقع ایمیل ها چه قدر حافظه اشغال می کنند؟ مگر متن نیستند پس چه نگرانی وجود دارد؟. در پاسخ باید بگوییم که درست است ایمیل ها خودشان حجمی ندارند اما همین که روزبه روز به تعدادشان اضافه می شود، حافظه را اشغال می کنند و در نتیجه فضایی را به خود اختصاص می دهند. تمامی ایمیل های خبری، اعلانات، پیام های هشدار و . . . مقداری از حافظه را پر می کنند.
اگر از جیمیل استفاده می کنید، گوگل وان به شما نشان می دهد که چه قدر از حافظه را مصرف کرده اید.
هر به چه قدر در میان ایمیل های دریافتی سرچ می کنید؟ البته که در میان آنها موارد مهمی به چشم می خورد اما اکثرشان اصلاً اهمیتی ندارند و به آنها احتیاجی نخواهید داشت پس حذف یا آرشیو کردن آنها هیچ فرقی ندارد.
واقعیت آن است که هر چه تعداد ایمیل ها بیشتر می شود، جستجو برای پیدا کردن ایمیل بدرد بخور مدنظر نیز سخت تر خواهد شد.
با این توضیحات، هر ایمیل بلااستفاده ای که دریافت می کنید را به جای آرشیو کردن، پاک کنید تا حافظه آزاد شود.
اگر ایمیلی برایتان مهم است، آن را آرشیو کرده یا به پوشه ای که می سازید منتقل کنید تا حافظه کمتری اشغال شود.
چنان چه نسبت به حریم شخصی خود بسیار وسواس هستید، این نکته را بدانید:«« در ایالات متحده ایمیل ها پس از 180 روز بلااستفاده می شوند. دولت این کشور به خاطر قانونی که در سال 1986 تصویب کرده، می تواند این ایمیل ها را مشاهده کند»».
طبق اعلام یکی از سایت های خبری، واقعاً جای تعجب دارد که چرا ایمیل جزو حریم شخصی افراد به حساب نمی آید.
تلاش هایی صورت گرفته تا این خلأ حل گردد و دولت نتواند پس از 180 روز ایمیل ها را بخواند. مهمترین اقدام انجام شده در سال 2016 بود اما در ژانویه 2021 قانون کنار رفت بنابراین اگر ایمیل های قدیمی زیادی را ذخیره کرده اید، باید این نکته را در نظر داشته باشید.
با توضیحاتی که دادیم، باید از همین حالا شروع به پاک کردن ایمیل های بدون کاربرد خود بکنید.
چگونگی انجام این کار هم بستگی به خودتان دارد. مثلاً اگر مدام از یک مجله خبری ایمیل دریافت کرده اید، باید با سرچ کردن اسم آن ایمیل هایش را پاک کنید.
منبع: howtogeek.com