مایکروسافت برای مدیران حساب‌های OneDrive هشدار داده است که در تاریخ ۲۷ ژانویه، حساب‌های کاربری OneDrive بدون لایسنس که به مدت ۹۳ روز استفاده نشده‌اند، برای مدیران و کاربران غیرقابل دسترسی خواهند شد. مایکروسافت اعلام کرد که حساب‌های بدون لایسنس به حساب‌هایی اطلاق می‌شود که لایسنس آن‌ها توسط مدیر حذف شده یا کاربر آن‌ها از Entra ID حذف شده است.
سازنده ویندوز اعلام کرد که مدیران چند روش برای برخورد با این تغییرات پیش رو دارند که عبارتند از:
- تنظیم آرشیو صورتحساب برای حساب‌های بدون لایسنس به منظور دسترسی و ویرایش فایلهای آرشیوی.
- حذف حساب OneDrive بدون لایسنس، اگر سیاست نگهداری بر روی آن اعمال نشده باشد.
- لایسنس‌دار کردن حساب بدون لایسنس برای حفظ دسترسی.
غول فناوری ردموند اعلام کرد که حساب‌های بدون لایسنس بطور خودکار به آرشیو منتقل خواهند شد. برای دسترسی به فایل‌ها، مدیران باید صورتحساب حساب‌های بدون لایسنس را در مرکز مدیریت Microsoft 365 فعال کنند. همچنین اعلام شد که حساب‌های موجود در آرشیو برای هر گیگابایت ۰.۰۵ دلار در ماه هزینه دارند و اگر بخواهید حسابی را دوباره فعال کنید، هزینه آن برای هر گیگابایت ۰.۶۰ دلار خواهد بود.
هزینه‌های جدیدی که قبلاً وجود نداشتند، اکنون به شرح زیر هستند:
- هزینه‌های ذخیره سازی: حساب‌های بدون لایسنس آرشیو شده اکنون هزینه ذخیره سازی ۰.۰۵ دلار به ازای هر گیگابایت در ماه دارند.
- هزینه‌های فعالسازی مجدد: فعالسازی مجدد یک حساب آرشیو شده هزینه ۰.۶۰ دلار به ازای هر گیگابایت دارد و دسترسی ۳۰ روزه فراهم می‌کند.
- هزینه‌های عملیاتی: مدیریت حساب‌های بدون لایسنس نیازمند انجام وظایف اداری اضافی و هزینه‌های بیشتر است.
- رعایت قوانین و امنیت: آرشیو و صورتحساب صحیح حساب‌های بدون لایسنس به کاهش ریسک‌های امنیتی و انطباق کمک می‌کند.
مدیران می‌توانند تعداد حساب‌های بدون لایسنس را با مراجعه به مرکز مدیریت SharePoint > گزارش‌ها > حساب‌های OneDrive بررسی کنند. در اینجا، آن‌ها می‌توانند اطلاعاتی درباره دلایل آرشیو شدن حساب‌ها نیز پیدا کنند.
شرکت همچنین اعلام کرد که مستاجران EDU تحت تأثیر این تغییرات قرار نخواهند گرفت اگر بیش از ۵۰٪ لایسنس‌های آموزشی داشته باشند. مایکروسافت گفته است که هرچیزی کمتر از این مقدار به عنوان تجاری محسوب می‌شود نه آموزشی و تحت تأثیر این تغییرات قرار خواهد گرفت.