اگر از کسانی هستید که متن ایمیل را ابتدا در ورد نوشته و سپس در باکس
ایمیل کپی می‌کنید مواظب باشید، زیرا ممکن است گیرنده ایمیل حتی قسمت‌های
مخفی یا پاک شده متن را بدون آن‌که شما متوجه شوید در متن ببیند.
به گزارش سافت‌گذر به نقل از منابع آموزشی در اینترنت، همیشه تلاش کنید تا متن‌ها را پیش از ارسال از
طریق ایمیل با استفاده از امکان Inspect Document بررسی کنید تا اطلاعات
شخصی پنهان شده پیش از ارسال به طور کامل پاک شود.
زددی‌نت در مقاله‌ای هشدار می‌دهد جیمیل و آوت‌لوک بدون اطلاع شما متن
ورد شما را به شیوه‌ای که لزوما شما نمی‌بینید به گیرنده نشان می‌دهند.
گاهی جیمیل یا آوت‌لوک حتی قسمت‌های پاک شده متن را به عنوان متن مخفی در
نظر می‌گیرند و همان را هم در متن نهایی ارسال شده به گیرنده نشان می‌دهند.
در ورد مایکروسافت این امکان هست که پس از نوشتن یک مطلب، شما قسمت‌هایی
از متن را پنهان کنید. این امکان خیلی کم مورد استفاده کاربران قرار
می‌گیرد، اما در هر صورت الان مشکل این است که حتی اگر شما از امکان مخفی
کردن بخش‌هایی از متن استفاده نکرده باشید، دو سرویس دهنده ایمیل قسمت‌های
خط خورده متن را که در ورد به عنوان متن مخفی شناسایی شده بدون آن‌که شما
بدانید به گیرنده ایمیل نشان می‌دهند.
در هر صورت، اگر در متن‌هایی که در ورد می‌نویسید قسمت‌هایی را پیش از
کپی کردن پاک کرده یا مخفی می‌کنید، مراقب باشید. البته فرمتی که شما متن
را با آن می‌نویسید هم مهم است و در ضمن جیمیل و آوت‌لوک هم در این موضوع
کاملا مشابه عمل نمی‌کنند. در این مورد خاص عمل‌کرد آوت‌لوک در کل
آزاردهنده‌تر است.
نکته جالب این است که هنگام ارسال، متن مخفی یا خط خورده دیده نمی‌شود
اما پس از ارسال در قسمت ایمیل‌های فرستاده شده تمام این قسمت‌ها هم در متن
دیده می‌شود. این البته اشکال دارد چون آوت‌لوک باید همه متن را آن‌طور که
گیرنده می‌بیند پیش از ارسال به شما نشان دهد تا بدانید دقیقا چه متنی را
ارسال می‌کنید.
جیمیل هم متن مخفی را در هر صورت به گیرنده نشان می‌دهد اما مزیت آن
نسبت به آوت‌لوک این است که متن مخفی را به شما پیش از ارسال هم نشان
می‌دهد اگر متن را در یک (Plain text email) کپی کرده باشید.
در نهایت در محیط ورد آفیس یک راه‌حل ساده برای این مشکل وجود دارد. در
صفحه ورد آفیس روی آیکون Office Button کلیک کنید و در منوی آشنای باز شده
در پایین لیست روی گزینه Prepare کلیک کنید. این گزینه است که به شما
امکان رمزگذاری یا محافظت از یک سند خاص را می‌دهد. می‌توانید آن‌جا گزینه
بازرسی سند (Inspect Document) قبل از ارسال را به تنظیم پیش‌فرض اضافه
کنید.