استفاده از برخی کلمات در مکاتبات و گفتگوهای کاری، حال بد و ناراحت شما را نشان می‌دهد و موجی منفی به سمت طرف مقابل می‌فرستد.
برخی روزها هستند که شما در محل کار از موردی ناراحت هستید. ممکن است پروژه‌ای به‌خوبی پیش نرفته باشد یا حتی مشکلی شخصی داشته باشید. در این حالات بهتر است روحیه‌ی خود را حفظ و از به کار بردن برخی عبارات خودداری کنید. این عبارات حال شما را پیش از شروع کار به اطلاع اطرافیان می‌رساند و صحبت‌های بعدی شما را از جنبه‌ی توهین یا خشم برداشت خواهند کرد. این برداشت‌ها عموما در مکاتبات و ایمیل‌ها رخ می‌دهند:
متأسفانه...
این عبارت حالتی از بی‌اعتنایی دارد و البته کمی هم بی‌ادبانه تلقی میشود. خشم و عصبانیت به‌خوبی در این لغت نهفته شده است. این عبارت به‌صورت خلاصه بیان می‌کند که شما حال خوبی ندارید و در ادامه قرار است خبرهای بدی به طرف مقابل بدهید.
برای دفعه‌های بعد...
استفاده از این عبارت نشان می‌دهد که طرف مقابل کاری را خراب یا پروژه‌ای را نابود کرده است. این کار نشان می‌دهد که شما قصد دارید از وقوع این اتفاق در آینده جلوگیری کنید؛ اما لحن آن کاملا توهین‌آمیز است. وقتی شما از این عبارت استفاده کنید، طرف مقابل که شما را به‌صورت حضوری نمی‌بیند، برداشت می‌کند که کاری را کاملا اشتباه انجام داده است؛ حال آنکه ممکن است شما فقط بخواهید تذکری ساده به او بدهید.
با توجه به...
وقتی از این عبارت در ایمیل استفاده میکنید، شبیه به این است که میخواهید لحنی رسمی و خشک به خود بگیرید. ایمیل‌ها کم‌کم به ابزارهایی برای ارتباطات غیررسمی تبدیل شده‌اند و لحن رسمی و خشک کمتر در آن‌ها استفاده میشود. این عبارت، شروع لحنی رسمی و نشان‌دهنده‌ی این است که شما عصبانی هستید.
در پاسخ به...
این عبارت هم لحنی رسمی و خشک دارد. فراموش نکنید استفاده از لحن رسمی در ایمیل که مدتی است به ابزاری مانند چت تبدیل شده، کمی ناراحت و نگران‌کننده است.
در آینده...
این عبارت شبیه به این است که شما به‌تازگی مدیر تیمی شده‌اید و قصد دارید دیگران را به هر قیمتی برای ادامه‌ی موفق‌تر کارها تشویق کنید. لحنی خشک و امری که افراد پس از شنیدن آن منتظر اخراج شدن یک نفر خواهند بود!
توصیه میشود که...
شما با این عبارت نشان میدهید که طرف مقابل کاری را کاملا اشتباه انجام داده است و قصد دارید راه صحیح را به او نشان دهید. با این نصیحت فرد را در موقعیتی انفعالی قرار میدهید که اجازه‌ی هیچ عذری را به او نمی‌دهد.
همان‌طور که پیش از این بحث کردیم...
استفاده از این عبارت در ایمیل به فرد مقابل یادآوری می‌کند که شما پیش از این صحبت کرده‌اید. ظاهر قضیه اشکالی ندارد؛ اما اکثر افراد برداشت خوبی از این یادآوری نمی‌کنند. اغلب افراد جلسات برگزارشده و صحبت‌ها را (خصوصا با مدیران) به یاد می‌آورند. اشاره‌ی مجدد به جلسات، می‌تواند حکم سرزنش را برای کارمندان داشته باشد.
به موارد زیر دقت کنید...
این عبارت در مواقع بسیاری در ایمیل‌های مدیران استفاده میشود. عبارتی که کمی بی‌ادبانه و توهین‌آمیز است؛ چرا که فرد مقابل را مجبور به کاری می‌کند و لحنی امری دارد. بهترین راه این است که خلاصه‌ی ایمیل را در پایان بنویسید یا سؤالی بپرسید که پاسخ و عملی را از طرف مقابل طلب کند.