استفاده از ابزار خودکار برای انجام دادن کارها به همین سادگی نبوده و نیازمند رویکرد جامع‌تری است. کارمندان شرکت باید با مسئولیت‌های جدید کنار بیایند و روش انجام کار را یاد بگیرند.
همان‌طور که می‌دانید این روزها حضور ربات‌ها، هوش‌مصنوعی و یادگیری ماشین در تمام صنایع احساس می‌شود و به زودی حضور آن‌ها در تمام محیط‌های کار اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. در حال حاضر تخمین زده شده است طی سه سال آینده ۱۷ درصد حجم کاری شرکت‌های آمریکایی به شکل خودکار انجام شود. همچنین پیش‌بینی می‌شود ۹۴ درصد شرکت‌هایی که در حال حاضر از رباتیک و هوش‌مصنوعی استفاده می‌کنند فعالیت‌های خود را تا سال ۲۰۲۰ گسترش دهند. اما آیا سایر شرکت‌ها برای این موضوع آمادگی دارند؟ پاسخ این سوال احتمالا منفی است زیرا نتیجه‌ی نظرسنجی‌ها نشان داده است کمتر از ۵ درصد شرکت‌ها برای چنین شرایطی یعنی خودکار شدن کارها آمادگی دارند.
جایگزین شدن انسان‌ها توسط ربات‌ها، واقعیتی است که نمی‌توان نادیده گرفت و باید آمادگی بیشتری برای ورود به این شرایط داشت. کارمندان باید روش کار با تکنولوژی الگوریتمیک را یاد بگیرند و بدانند که چگونه می‌توان از این ابزارها برای بالا بردن میزان کارایی استفاده کرد. سازمان‌ها وشرکت‌ها باید آمادگی بیشتری برای ورود تکنولوژی به محل کار داشته باشند و یاد بگیرند که چگونه می‌توان از این تکنولوژی برای رسیدن به موفقیت استفاده کرد.
همه چیز با کار آغاز می‌شود
برخی تکنولوژی‌ها برای جایگزین کردن کارمندان با ابزارها طراحی شده‌اند در صورتی که برخی دیگر جنبه‌ی کمک‌رسانی دارند. این تکنولوژی‌ها به کارمندان کمک می‌کنند که از انجام یکسری کارها و مسئولیت‌های تکراری معاف شوند و درنتیجه زمان و انرژی بهتری برای کارهای جدید داشته باشند. کارهایی که نیازمند تمرکز بیشتری هستند و درنتیجه خروجی بهتری خواهند داشت. به‌عنوان مثال اگر یک شرکت از تلفن گویا برای پاسخ دادن به سوالات مشتری‌ها و دادن اطلاعات مورد نیاز به آن‌ها استفاده کند، درنتیجه تیم پشتیبانی از مشتری، زمان بیشتری برای تحقیق و پیدا کردن راه‌های جدید برای رفع نیاز مشتری‌های بر اساس اطلاعات جمعآوری شده خواهد داشت. در حالی که اگر قرار باشد این کار توسط انسان‌ها انجام شود تمام وقت و انرژی آن‌ها برای جمعآوری داده یا تایپ کردن اطلاعات هدر خواهد رفت.
تحلیل روش انجام کار و پیدا کردن تکنولوژی مناسب برای انجام آن بهترین راه بهره‌مندی از روش‌های خودکار است. کارهایی مانند جمعآوری اطلاعات، زمان‌بندی و محاسبه‌ی اعداد به راحتی می‌توانند توسط تکنولوژی خودکار جایگزین شوند. درنتیجه کارمندان زمان بیشتری برای تمرکز روی کارهایی خواهند داشت که انجام آن‌ها به صورت اتوماتیک سخت‌تر است. کارهایی مانند تعامل با مردم، تفکر در مقیاس‌های بزرگ‌تر و توسعه‌ی استراتژی‌ها و مدیریت کارهای سخت و پیچیده‌ای مانند ساخت و ساز ساختمان. بنابراین اگر دنبال پیدا کردن مشاغلی با امنیت بیشتر هستید بهتر است دنبال کارهای مشابه باشید.
بازسازی کار یا تعریف مسئولیت‌های جدید
همان‌طور که در ابتدا توضیح دادیم انجام دادن کارها به روش خودکار به همین سادگی نیست و نحوه‌ی کار باید به کارمندان آموزش داده شود تا بهره‌وری بالاتری داشته باشند. در حال حاضر شرکت‌های زیادی برای توسعه‌ی ابزارهای هوشمند تلاش می‌کنند. این ابزارها از هوش‌مصنوعی برای تحلیل اسناد، اعتبارسنجی منابع داده و سایر امور مربوط به کارهای قابل پیش‌بینی استفاده می‌کنند. بهره‌گیری از هوش‌مصنوعی در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که کارمندان زیادی دارند کار آسانی نیست اما این موضوع به زودی همه‌گیر می‌شود. بنابراین شرکت‌هایی که نمی‌خواهند از رقبا عقب بمانند باید هرچه سریع‌تر برای حل این موضوع اقدام کنند.
مطمئنا زمانی که پیشنهاد به کارگیری روش‌های خودکار در هر شرکتی مطرح شود مدتی زمان می‌برد تا تمام مدیران برای اجرای آن به توافق برسند. کارمندان و همچنین مدیران باید زمان زیادی برای یادگیری روش‌های جدید صرف کرده و راه‌های جدید را با روش‌های قبلی مقایسه کنند. تحلیل خروجی یکی دیگر از کارهایی است که باید همواره انجام بگیرد تا کارآمدی روش‌های جدید ثابت شود. بنابراین در چند ماه نخست بعد از تصویب روش‌های جدید زمان زیادی برای آموزش و تحلیل نتایج صرف خواهد شد اما بعد از گذشت این مدت، روال کارها مشخص شده و همه به کارآمدی آن‌ها پی خواهند برد.
متخصصانی که استفاده از روش‌های جدید و خودکار را پیشنهاد می‌دهند معتقدند انجام شدن خودکار امور به کارمندان اجازه می‌دهد تا زمان بیشتری برای تعامل با مشتری داشته باشند. درنتیجه روابط مشتری با برند بهبود پیدا می‌کند. از جمله دیگر مزایای انجام این کار این است که نیاز به حضور کارمندان در محیط کار کمتر می‌شود. درنتیجه این افراد می‌توانند بخشی از کار را در منزل انجام دهند و ساعات کاری انعطاف‌پذیرتری داشته باشند. کارمندان منابع انسانی، مدیران، رهبران و حتی کارمندان معمولی شرکت باید بدانند این موضوع روی روش انجام کار و درنتیجه وظایف آن‌ها تأثیر خواهد گذاشت. پس باید به دنبال راهی برای بهره‌مندی بیشتر از این موضوع باشند.
استفاده‌ی علاقلانه از ابزار
فراموش نکنید که میزان کارآمدی یک ابزار یا روش تنها به توانایی استفاده‌ی مردم از آن بستگی دارد. بسیاری از ابزارهای خودکار امروزی دارای محدودیت هستند و به مداخله و مدیریت انسان برای افزایش بهره‌وری احتیاج دارند. یک ابزار نمی‌تواند کارای بیشتری از آنچه برایش طراحی شده داشته باشد. اما یک شرکت و کارمندانش با بازخورد دادن و تغییر برنامه‌نویسی ابزارهای خودکار می‌توانند استفاده‌ی بهتری از آن‌ها داشته باشند. به‌عنوان مثال اسپم کردن ایمیل‌ها یک نمونه‌ی ساده از نحوه‌ی تأثیر بازخورد انسان‌ها در بهبود عملکرد سیستم است. زمانی که کاربر پیغام مشخصی را به‌عنوان اسپم انتخاب می‌کند، پلت‌فرم راحت‌تر تشخیص می‌دهد که کاربر، بیشتر تمایل به دریافت چه نوع پیغام‌هایی دارد. درنتیجه از فیلتر هوشمندتری برای نشان دادن پیغام‌ها استفاده می‌کند. بنابراین کاربران می‌توانند سیستم‌هایی که دارای مکانیزم بازخورد هستند را بهبود دهند و این موضوع باید به آن‌ها آموزش داده شود.
استفاده از ابزارهای جدید، علاوه بر مشکلات بررسی شده نگرانی‌های دیگری از جمله مشکلات امنیتی را تشدید می‌کند. کارمندان باید یاد بگیرند که چگونه می‌توان از این پلت‌فرم‌ها در برابر حملات سایبری محافظت کرد. متخصصان منابع انسانی باید تنظیمات این ابزارها را برای کار مربوط به شرکت تغییر دهند. همچنین باید دنبال استعدادهایی برای نیروی کار باشند که نتوانند در آینده‌ی نزدیک توسط ربات‌ها جایگزین شوند.
در راستای استفاده از هوش‌مصنوعی در انجام امور، مردم نیز باید این واقعیت را قبول کنند که راه‌های جدیدتر و بهتری برای انجام دادن کارها وجود دارد و تکنولوژی اجازه نمی‌دهد که کارها با همان روش قدیمی انجام شوند. مخصوصا زمانی که این روش‌های جدید کارآمدتر باشند. به‌عنوان مثال در چند دهه‌ی گذشته، وسایل نقلیه‌ی خودکار تعریف جدیدی از حمل‌ونقل انسان‌ها و کالاها را ارائه داده‌اند. به یاد داشته باشید داشتن درک بهتر از تأثیر تغییرات روی شرکت و نقش کارمندان برای آموزش و بازسازی مسئولیت‌های آن‌ها ضروری خواهد بود.
زمانی که کارمند با تعریف جدیدی از نحوه‌ی انجام دادن کارها روبه‌رو می‌شود باید آن‌ها را بپذیرد. بنابراین اعمال تغییرات جدید نیازمند فرهنگ‌سازی کارمندان است. بسیاری از کارمندان آمادگی پذیرفتن این موضوع را ندارند و شاید برخورد خوبی با قبول این واقعیت یعنی پذیرفتن مسئولیت‌های جدید نداشته باشند. بنابراین مدیر شرکت وظیفه دارد در مورد این موضوع اطلاع‌رسانی کند.