برنامه ورد که در مجموعه نرم‌افزاری Microsoft 365 قرار دارد، قابلیت بسیار کاربردی‌ای دارد که به کاربران اجازه می‌دهد محتوای خود را به‌صورت خودکار در حساب کاربری‌شان که روی فضای ابری میزبانی می‌شود ذخیره کنند. اما این گزینه به‌طور پیش‌فرض غیرفعال است، یعنی فایل‌هایی که به روش سنتی در ویندوز ایجاد می‌شوند به‌صورت خودکار ذخیره نمی‌شوند و همچنین هنگام ذخیره، اولویت به محل‌های محلی داده می‌شود. اما حالا مایکروسافت در تلاش است تا این روند را تغییر داده و عملکرد ذخیره خودکار را ساده‌تر و بهتر کند.
شرکت فناوری ردموند در حال آزمایش قابلیتی است که به‌صورت پیش‌فرض محتویات ورد در ویندوز را به‌صورت خودکار در فضای ابری ذخیره می‌کند. این شرکت مزایای زیادی برای این روش بیان کرده است، از جمله امنیت و تطابق بهتر در محیط‌های سازمانی، عدم نگرانی از دست رفتن پیشرفت کار، گزینه‌های ذخیره‌سازی انعطاف‌پذیر مانند SharePoint و OneDrive که امکان همگام‌سازی بین دستگاه‌های مختلف را فراهم می‌کنند و امکانات بیشتر برای همکاری آنلاین. البته مایکروسافت همچنین به یکپارچه‌سازی با Copilot اشاره کرده است برای کسانی که مجوز استفاده از Copilot Chat یا Microsoft 365 Copilot را دارند.
مشتریانی که این تغییر را دریافت کنند، چند تفاوت را مشاهده خواهند کرد. وقتی یک فایل ورد جدید در ویندوز ایجاد می‌کنند، نام آن به جای DocumentIndex به صورت Document-CurrentDate خواهد بود. دکمه ذخیره خودکار (autosave) در بالای صفحه فعال خواهد بود و زمانی که با کلیدهای میانبر Ctrl + S قصد ذخیره فایل را داشته باشید، پیامی در بالای پنجره ذخیره نشان داده می‌شود که می‌گوید «این فایل در فضای ابری ایجاد شده است». همچنین اگر بخواهید سندی را بدون ذخیره ببندید، ورد از شما می‌پرسد که آیا می‌خواهید آن را ذخیره کنید یا کنار بگذارید. در همین حال، اگر سندی خالی باشد، بدون انتظار برای تأیید کاربر کنار گذاشته می‌شود.
خبر خوب این است که مشتریان می‌توانند محل ذخیره در فضای ابری را تغییر دهند یا حتی این قابلیت را به‌طور کامل غیرفعال کنند از طریق مسیر Word Options > Save > Create new files in the cloud automatically. علاوه بر این، باید به مشکلات شناخته شده زیر نیز توجه داشته باشید:
- اگر یک جلسه جدید ورد را در حالی که جلسه دیگری از ورد در حال اجرا است شروع کنید، فایل جدید به‌صورت خودکار ذخیره نخواهد شد.
- گاهی پس از تغییر نام سند، به‌روزرسانی لیست فایل‌های اخیر با تأخیر انجام می‌شود.
- اگر تنظیم «نمایش صفحه شروع هنگام باز شدن برنامه» غیرفعال باشد، اولین فایلی که پس از باز کردن ورد ایجاد می‌شود به‌صورت خودکار ذخیره نخواهد شد.
مشکلات شناخته شده در این مرحله طبیعی است، چون این قابلیت فقط برای کاربران اینسایدر (Insiders) عرضه شده است. برای استفاده از ذخیره خودکار ابری باید نسخه ورد برای ویندوز ۲۵۰۹ (ساخت ۱۹۲۲۱.۲۰۰۰۰) یا بالاتر را داشته باشید. همچنین توجه داشته باشید که این قابلیت در آینده‌ای نزدیک برای پاورپوینت و اکسل ویندوز نیز عرضه خواهد شد