مدیریت زمان(4) - اصل اول: فضا

در درس گذشته شما با سه اصل اساسی و مهم برای بهره وری بهتر از زمان و مدیریت آن آشنا شدید: فضا، ذهن و زمان؛ علاوه بر آن با مفهوم نقطه‌ی تجمعی آشنا شدید.

در این درس و دو درس آینده شما به صورت دقیق تری با مفهوم هر یک از این سه اصل آشنا خواهید شد. موضوع این درس در مورد مفهوم «فضا» است.

اولین قدم برای درک مفهوم فضا آن است که فهرستی از نقاط تجمعی موجود در زندگی خود را ایجاد کنید تا به کمک آن بتوانید زمان خود را بهتر از گذشته مدیریت کنید.

تهیه فهرست از نقاط تجمعی
همانگونه که در درس گذشته گفته شد، نقطه تجمعی به مکانی گفته می شود که شما در آن ابزار یا آیتم های مختلفی را جمع آوری کرده اید، اما آنها را فرآوری نکرده اید. مواردی مانند ایمیل، لیست کارها، ایده ها، پروژه ها، ماموریت ها و... . منظور از آیتم های فرآوری نشده نیز آن است که شما هنوز به صورت قطعی در مورد آنها تصمیم نگرفته اید. به عنوان مثال شما نمی دانید که آنها را چه زمانی، چه مکانی و چگونه انجام دهید.

نکته: هر زمان که شما نتوانید در مورد آیتمی به سه سوال چه زمانی، چه مکانی و چگونه پاسخ دهید، آن آیتم به عنوان یک نقطه تجمعی شناخته می شود.

حالا زمان ایجاد یک فهرست از نقاط تجمعی زندگی تان رسیده است. برای ایجاد این فهرست، شما می توانید از فرمی که ضمیمه ایمیل شده است استفاده کنید و به کمک آن لیست کاملی از نقاط تجمعی موجود در زندگی تان را مشخص کنید.

راهنمایی پر کردن فرم: فرض کنید که شما سه آدرس مختلف ایمیل دارید، در این صورت شما باید در مقابل عبارت «اینباکس ایمیل» عدد ۳ را بنویسید. به همین روش می توانید بخش های مختلف فرم را پر کنید. دقت کنید که تنها مواردی را پر کنید که به صورت روزانه با آنها سروکار دارید. به عنوان مثال اگر از تخته سیاه یا وایت برد استفاده نمی کنید، جلوی عبارت «تخته سیاه یا وایت بورد» را خالی بگذارید.

بعد از پر کردن کامل فرم، شما باید تعداد کل نقاط تجمعی را در قسمت «مجموع» بنویسید و اگر مجموع نقاط تجمعی شما بین ۳۰ تا ۴۰ است، باید بدانید که میزان نقاط تجمعی تان برابر با میزان متوسط نقاط تجمعی است.

نکته: هر چه میزان مجموع نقاط تجمعی شما بیشتر باشد، بدین معناست که شما در مدیریت زمان و بهره وری از آن کمتر موفق هستید و هر چه این میزان کمتر باشد، بدین معناست که شما در مدیریت زمان و بهره وری از آن بهتر هست. به عنوان مثال اگر مجموع تعداد نقاط تجمعی شما زیر عدد ۱۲ باشد،‌ شما باید خودتان را استاد بزرگ مدیریت زمان بدانید!

اگر دقت کنید، در این فرم، گزینه ای با نام «هدف» وجود دارد که هدف ما و شما در این دوره آموزشی است به گونه ای که با به پایان رساندن این دوره تعداد نقاط تجمعی شما به این تعداد خواهد رسید و در این دوره آموزشی هدف ما عدد ۶ است. یعنی ۶ نقطه تجمعی! 

کاهش تعداد نقاط تجمعی
شما باید برای مدیریت بهتر و موثر زمان تعداد نقاط تجمعی خود را به عدد ۶ یا کمتر از آن برسانید که این ۶ نقطه، نقاطی هستند که شما آنها را انتحاب کرده اید تا به کمک آنها کارهای روزانه خود را انجام دهید. ما به شما ۶ نقطه تجمعی زیر را توصیه می کنیم که شما می توانید آنها را به عنوان ۶ نقطه تجمعی تایید شده خود انتخاب کنید:

۱- جعبه یا اینباکس فیزیکی: اولین نقطه تجمعی یک جعبه فیزیکی است. بدین معنا که شما با داشتن این جعبه هر چیز فیزیکی که فرآوری نشده است را در داخل آن قرار می دهید. چیزهایی که قرار نیست آنها را بیرون بریزید مانند کتاب، رسیدهای بانکی، کاغذ، مجلات، کابل های مختلف و... . به دلیل اینکه قرار نیست که این جعبه را بیش از حد پر کنید، به شما توصیه می کنیم که یک جعبه بزرگ تهیه کنید.

۲- کیف قابل حمل: دومین نقطه تجمعی یک کیف قابل حمل است که شما به راحتی بتوانید آن را همواره همراه خود داشته باشید. این کیف باید به گونه ای باشد که تنها در شرایط خاص مانند زمانی که در استخر هستید در کنار شما نباشد. علاوه بر آن دقت کنید که تمام این کیف نقطه تجمعی نیست و تنها یک بخش یا یک نقطه از کیف به عنوان نقطه تجمعی در نظر گرفته می شود. 

۳- دفترچه یادداشت: سومین نقطه تجمعی یک دفترچه یادداشت است. این دفترچه یادداشت می تواند به هر شکل و اندازه ای باشد و مهمترین نکته در مورد آن این است که شما در استفاده از آن راحت باشید.

۴- اینباکس ایمیل: چهارمین نقطه تجمعی داشتن یک اینباکس ایمیل است. شما ممکن است که چندین آدرس ایمیل مختلف داشته باشید، اما آنچه که می تواند در وقت شما بسیار صرفه جویی کنید، دسترسی به تمام ایمیل هایتان از طریق اینباکس یک ایمیل است. برای دسترسی به چندین ایمیل از طریق یک ایمیل روش های مختلفی وجود دارد که یکی از آنها استفاده از سرویس ایمیل جیمیل است. برای اطلاعات بیشتر در این مورد به شما پیشنهاد می کنیم که در دوره «استاد بزرگی ایمیل و جیمیل» درسنامه شرکت کنید تا مدیریت چندین آدرس ایمیل به کمک جیمیل را یاد بگیرید.

۵- پیام صوتی (Voicemail): پنجمین نقطه تجمعی پیام صوتی است که این روزها برای بسیاری از افراد یک ابزار ضروری است. در این مورد نیز مانند اینباکس ایمیل شما باید به جای چندین حساب پیام صوتی، تنها یک حساب برای چک کردن پیام های صوتی تان داشته باشید تا به این صورت بتوانید زمان بیشتری را در طول روز صرفه جویی کنید.

۶- شما انتخاب کنید: ششمین نقطه تجمعی بستگی به خودتان دارد که چه چیزی است! این بدان معناست که شما بسته به نیاز خودتان ششمین نقطه تجمعی را انتخاب می کنید. این نقطه تجمعی می تواند لیست کارهای روزانه و یا اینباکس پیام هایی است که در شبکه های اجتماعی دریافت می کنید باشد.

با این توضیحات هم اکنون شما ۶ نقطه تجمعی مهم و کاربردی را شناختید: جعبه یا اینباکس فیزیکی، کیف قابل حمل، دفترچه یادداشت، اینباکس ایمیل، پیام صوتی و نقطه تجمعی دلخواه شما.

حالا که این ۶ نقطه تجمعی مهم را شناختید، به سراغ هر کدام از آنها می رویم تا به صورت دقیق در موردشان صحبت کنیم.

راه اندازی یک جعبه یا اینباکس فیزیکی: همانگونه که گفته شد، اینباکس یا جعبه فیزیکی محلی برای چیزهایی است که به صورت فیزیکی وجود دارند و فرآوری نشده اند. شما باید دقت کنید که هر چیزی که خارج از این جعبه است، فرآوری شده است و شما می دانید که با آن چیز چه مکانی، چه زمانی و چگونه رفتار کنید. به همین دلیل یادتان باشد که هر چیزی که نمی دانید که باید با آن چه بکنید را درون جعبه قرار بدهید. به عنوان مثال جعبه را بر روی میز کار خود قرار بدهید و سپس هر چیزی که فکر می کنید برنامه ای برای آن ندارید را داخل جعبه قرار بدهید. این چیزها می تواند شامل کتاب، مجله، رسیدهای بانکی، تعدادی لیوان و... باشند.

به یاد داشته باشید یکی از بزرگترین مشکلاتی که مردم با آن مواجه هستند آن است که آنها اجازه می دهند چیزهای مختلف مانند رسیدهای بانکی را در مکان های مختلف قرار دهند و بر روی هم انباشه کنند، که در نهایت و به مرور زمان با کوپه ای از آنها مواجه می شوند که امکان پیدا کردن رسید بانکی مورد نظرشان بسیار بسیار سخت می شود! زیرا باید در مکان های مختلف به دنبال رسید مورد نظرشان باشند تا شاید آن را پیدا کنند.

جمع آوری چیزهای مختلف و قرار دادن آنها در یک جعبه تنها بخشی از مدیریت زمان است و شما باید در چهارچوب یک برنامه مشخص محتوای این جعبه را بررسی و آن را هفته ای حداقل یکبار خالی کنید. به همین دلیل براساس نیازتان جعبه ای تهیه کنید تا با قرار دادن چیزهای مختلف در آن، محتوای داخل هرگز به بیرون سرازیر نشود. مثلا اگر شما در طول روز با تعداد کمی رسید و ورقه سروکار دارید، داشتن یک جعبه کوچک برایتان مناسب است و نیازی به تهیه یک جعبه بزرگ ندارید.

به یاد داشته باشید که جعبه خوب و بد نداریم و آنچه مهم است آن است که آن جعبه به کار شما بیاید و تمامی نقاط تجمعی فیزیکی شما در آن قرار بگیرد.

با این توضیحات هم اکنون شما اولین قدم برای بهره وری و مدیریت بهتر زمان را برداشته اید!

کار کردن با یک کیف قابل حمل: دومین نقطه تجمعی که در مورد آن صحبت کردیم یک اینباکس قابل حمل یا همان کیف دستی یا چیزی شبیه آن است. این کیف دستی در حقیقت مکمل جعبه یا همان اینباکس فیزیکی است و به گونه ای که شما هر کجا هستید باید همراه تان باشد. مثلا اگر به یک فروشگاه می روید و یا در حال مسافرت هستید، باید این کیف همراه شما باشد.

کارکرد کیف قابل حمل به این صورت است که محلی برای جمع آوری چیزهایی است که در طول روز آنها را دریافت می کنید، مانند کارت ویزیت، رسید خرید یا تکه ای کاغذ که بر روی آن یادداشتی نوشته اید. دقت کنید که نیاز ندارید که کل کیف را به عنوان اینباکس قابل حمل خود انتخاب کنید و یکی از جیب های کیف تان برای این کار مناسب هستند. تنها نکته ای که باید به آن توجه کنید آن است که این جیب به اندازه کافی بزرگ و فضا برای قرار دادن کاغذ، کارت و... داشته باشد.

همانگونه که از نام اینباکس قابل حمل مشخص است، کارکرد آن تنها برای زمان هایی است که شما در حال جا به جایی و بیرون از خانه هستید. به همین دلیل زمانی که در پایان روز به خانه رفتید، باید این اینباکس قابل حمل را خالی و به اینباکس فیزیکی یا همان جعبه منتقل کنید تا در زمان مناسب نسبت به انجام هر یک از آنها اقدامات لازم را انجام دهید.

شاید خیلی از افراد تمایلی به حمل کردن کیف نداشته باشند و به طور کلی خوششان نمی آید که چیزی را در دست شان بگیرند و با خودشان به مکان های مختلف حمل کنند. اگر شما جز این دسته از افراد هستید، می توانید به جا حمل کردن یک کیف، از یک پاکت استفاده کنید و آن را در جیب خود بگذارید تا هر زمان رسید، کارت ویزیت و... را دریافت کردید، بتوانید آنها را داخل پاکت قرار بدهید.

آنچه که مهم است و باید به یاد داشته باشید آن است که یک اینباکس قابل حمل برای خود داشته باشید که همیشه همراه شما باشد، این مهم است و مهم نیست که این اینباکس یک کیف چرم چند هزار تومانی باشد یا یک پاکت صد تومانی!

دفترچه یادداشت، نقطه تجمعی انعطاف پذیر: دفترچه یادداشت را می توان یکی از نقاط تجمعی انعطاف پذیر دانست زیرا این نقطه تجمعی را می توان به جاهای مختلف حمل کرد و در عین حال منبعی ارزشمند از یادداشت ها، ایده ها و نقطه نظرات شماست که همواره همراه تان است.

دفترچه یادداشت ها در ابعاد مختلفی در بازار وجود دارند که بسته به نیازتان می توانید هر یک از آنها را بخرید، هر چند که ما به شما پیشنهاد می کنیم که دفترچه ای بخرید که در اینباکس قابل حمل یا همان کیف تان جا شود و یا بتوانید آن را در جیب خود قرار بدهید.

البته این روزها با پیشرفت تکنولوژی خیلی از افراد از گوشی های هوشمند خود مانند آیفون یا سامسونگ گلکسی و یا تبلت ها به عنوان دفترچه یادداشت استفاده می کنند.

حالا که کارآیی دفترچه یادداشت را متوجه شدید، رعایت چند نکته در مورد این نقطه تجمعی بسیار مفید خواهد بود:

۱- بین یادداشت های معمولی با کارهایی که باید انجام دهید، تفاوت قائل شوید. مثلا در کنار کارهایی که باید انجام دهید یک مربع یا ستاره بگذارید تا در زمان لازم به راحتی بتوانید آنها را از بین یادداشت های معمولی خود تفکیک کنید.

۲- در پایان روز و زمانی که به خانه رسیده اید، کلیه برگه هایی که بر روی آنها نوشته اید را از دفترچه یادداشت جدا کنید و به جعبه منتقل کنید. به این صورت در روز بعد کارهای قبلی و یا انجام نشده خود را مشاهده نخواهید کرد که ممکن است باعث عدم تمرکز شما در طول آن روز شوند. برای همین همواره به یاد داشته باشید که روز خود را با دفترچه یادداشت پاک آغاز کنید.

یکسان سازی چندین اینباکس ایمیل: یکی از موارد دیگری که به عنوان نقطه ای تجمعی می تواند کارآیی شما را پایین بیاورد، داشتن چندین اینباکس ایمیل است. مثلا شما برای کارهای شخصی خود از یک اینباکس استفاده می کنید، برای کارهای اداری خود از یک اینباکس ایمیل و... . به همین دلیل یکسان سازی تمامی این اینباکس ها در یک اینباکس باعث می شود که شما به راحتی در یک مکان مرکزی به تمامی حساب های ایمیل خود دسترسی داشته باشید.

روش های مختلفی برای یکسان سازی چندین حساب ایمیل وجود دارد که با کمی جستجو در اینترنت می توانید با آنها آشنا شوید هر چند که در ادامه این دوره و همچنین دوره استاد بزرگی ایمیل و جیمیل به صورت مفصل در این مورد صحبت کرده ایم.

آنچه که مهم است آن است که شما چندین حساب ایمیل خود را در یک مکان مدیریت کنید و از جا به جایی بین آنها خودداری کنید زیرا این جا به جایی باعث کاهش شدید کارآیی شما می شود.

یکسان سازی چندین حساب پیام صوتی: برای یکسان سازی چندین حساب پیام صوتی دو روش کلی وجود دارد. اولین روش آن است که تمامی پیام های صوتی خود را بر روی یک خط تلفن همراه خود فوروارد (Forward) کنید و سپس با چک کردن آن یک خط، به تمامی پیام های صوتی ای که دریافت کرده اید دسترسی پیدا کنید. دومین روش آن است که به طور کامل، مسئولیت چک کردن آن حساب پیام صوتی را به فرد دیگری محول کنید. به عنوان مثال اگر یک پیامگیر صوتی در خانه دارید و همواره خودتان آن را چک می کنید، می توانید مسئولیت چک کردن آن را به همسر خود واگذار کنید.

آنچه مهم است آن است که شما تعداد نقاط تجمعی خود را با یکسان سازی چندین حساب پیام صوتی خود تا جایی که امکان دارد کاهش دهید و مهم نیست که به چه روشی این کار را انجام می دهید، چون حتی شما می توانید با حذف کامل پیام صوتی و عدم استفاده از آن، این نقطه تجمعی را به صورت کامل از بین ببرید!

شما انتخاب کنید و چند مثال: همانگونه که در بالا گفته شده، ششمین نقطه تجمعی نقطه ای است که شما باید براساس شرایط زندگی و کاری تان آن را انتخاب کنید. این نقطه می تواند هر چیزی باشد که از نظر شما مهم است. مثلا شاید شما بخواهید که ایمیل شخصی خود را از ایمیل کاریتان جدا کنید، در این صورت ششمین نقطه تجمعی ایمیل شخصی/کاری شما خواهد شد. یا شاید شما جز آن دسته از افراد هستید که هر روز تعداد زیادی پیامک یا همان SMS دریافت می کنید، در این صورت ششمین نقطه تجمعی پیامک های دریافتی توسط شما خواهند شد.

خلاصه آنکه این نقطه تجمعی را باید خودتان براساس نیازتان انتخاب کنید و به همین دلیل انتخاب آن را بر عهده خودتان می گذاریم. البته اگر شما هیچ نیازی به انتخاب نقطه تجمعی ششم ندارید، می توانید آن را انتخاب نکنید و تنها ۵ نقطه تجمعی قبلی را در نظر بگیرید و خوب با این کار کارآیی و بهره وری از زمان خود را نیز افزایش خواهید داد. برای همین ابتدا فکر کنید که آیا واقعا نیاز به نقطه تجمعی ششم دارید یا خیر و سپس در مورد انتخاب آن فکر کنید.

جداسازی نقاط تجمعی شخصی و کار
شاید شما جز آن دسته از افراد باشید که هیچ علاقه ای به مخلوط کردن مسائل شخصی و کاری با یکدیگر نداشته باشید. به عنوان مثال دلتان نخواهد که ایمیل های شخصی و کاری خود را با یکدیگر مخلوط کنید و در یک مکان مشاهده کنید. 

اگر شما جز این دسته افراد هستید، باید این نکته را بدانید که هر چه شما میزان نقاط تجمعی در زندگی خود را بیشتر کنید، سرعت انجام کارهایتان را کاهش می دهید و میزان اشتباهات و سطح استرس خود افزایش می دهید که در نهایت باعث کاهش میزان بهره وری شما خواهد شد. از همین روی باید همواره به یاد داشته باشید تا جایی که امکان دارد میزان نقاط تجمعی در زندگی خود را کاهش دهید.

بنابراین تا جایی که می توانید نقاط تجمعی شخصی و کاری خود را برای افزایش بهره وری و کاهش استرس در خودتان یکسان کنید اما اگر با انجام چنین کاری راحت نیستید، می توانید برای هر کدام از کارهای شخصی و کاری خود یک نقطه تجمعی انتخاب کنید.

با این توضیحات شما هم اکنون ساختار اصلی اولین اصل بهره وری و مدیریت زمان یعنی فضا را آموخته اید. آنچه مهم است که در ذهن خود داشته باشید آن است که از این پس هر چیزی را در یک نقطه تجمعی قرار بدهید و هیچ وقت نقطه ای کاری را بدون هدف در یک مکان رها نکنید و حتما آن را در چهارچوب یک نقطه تجمعی تعریف کنید.