گزارشات از ضرر ۳۷ میلیون دلاری تاجرین آمریکایی بر اثر تصمیمات
نادرست اتخاذ شده در جلسات کاری، حکایت دارند؛ جالب اینجاست که حساب اپل
از این قائده مستثنی است و استیو جابز همیشه با استفاده روشهای منحصر به
فرد خود جلسات کاری بسیار مفیدی را اداره می‌کرد. امروز در فارنت قصد داریم
نگاهی داشته باشیم به سه تکنیک این مدیر افسانه‌ای برای مفید ساختن جلسات
کاری:
۱. افراد کمی در جلسات کاری جابز حضور داشتند!
به گزارش سافت گذر به نقل ازفارنت؛ کِن سیگال (همکار قدیمی استیو جابز)، در کتاب سادگی از روی جنون (Insanely Simple) خاطره جالبی را در این زمینه نقل می‌کند:
جابز در جلسه هفتگی خود با مشاور تبلیغاتی اپل، چشمش به فرد جدیدی افتاد. وی پس از نگاهی سرد و طولانی از وی پرسید شما کی هستید؟
فرد جدید در جلسه به آرامی پاسخ داد: از من درخواست شده تا در این جلسه
شرکت داشته باشم. جابز نیز پس از شنیدن پاسخ با احترام و به آرامی از وی
درخواست کرد تا جلسه را ترک کند. به نظر جابز نیازی به حضور این فرد تازه
وارد در جلسه تبلیغاتی نبود.
جالب اینجاست که استیو جابز حتی به خودش هم رحم نمی‌کرد و همیشه از
قانون برگزاری جلسات با حداقل نفرات پیروی می‌کرد. گفته می‌شود که وی حتی
دعوت باراک اوباما برای شرکت در جلسه‌ای متشکل از افراد بانفوذ صنعت
کامپیوتر آمریکا را رد کرده است.
۲. در برنامه‌ریزی‌های وی تمام افراد ملزم به انجام وظایفشان بودند
در سال ۱۳۹۰ گزارشگر مجله Fortune آقای آدام لاشینسکی (Adam Lashinsky)
تحقیقات جالبی در خصوص دلایل موفقیت اپل انجام داد. در این گزارشات نکات
جالب زیادی مطرح شده است اما نکته‌ای که به بحث ما نیز مربوط می‌شود،
دیدگاه مسئولیت پذیری و پاسخ گویی استیو جابز بود.
جالب اینجاست که کارمندان برای این ویژگی نام انتخاب کرده بودند و به
اختصار آنرا DRI و یا فرد مسئولِ مستقیم(directly responsible invidual)
می‌نامیدند. با این حساب وقتی در دستور جلسه عبارت DRI در کنار نام کسی
قرار می‌گرفت، تمام حاضرین می‌دانستند که چه کسی باید پاسخگوی کدام موارد
باشد.
یکی از کارمندان سابق اپل در این زمینه می‌گوید: لیست کارهای قابل اجرا
در هر جلسه‌ای مشخص می‌شد و در کنار اسم فرد مسئول، عبارت DRI ذکر می‌شد تا
وی حساب کار خود را کرده و بداند که برای مسئولیت محول شده باید پاسخ‌گو
باشد. این امر در جلسات تحت مدیریت استیو جابز به حدی رواج پیدا کرده بود
که برای پیدا کردن مسئول مستقیم پروژه سوال می‌کردند، DRI در این پروژه چه
کسی است.
مسئول مستقیم پروژه (DRI) گاهی اوقات امورات محول شده به خود را از
پروژه‌ای به پروژه دیگر با خود منتقل می‌کرد، برای مثال گلوریا لین، از
تیم آی‌پاد به تیم اپلیکیشن فلیپ‌بورد (Flipboard) پیوسته بود ولی همچنان
پاسخگوی مسائل محول شده به خود از جانب اپل بود. گلوریا در جایی گفته است
مشخص نمودن مسئول مستقیم پروژه به این معنا نیست که کارهای محول شده از
جانب وی انجام نمی‌شود، بلکه به این معناست که مسئولیت واگذار شده در میان
سیل کارهای روزمره از قلم نیفتد و فراموش نشود.
۳. استیو جابز از ارائه توسط نرم‌افزار پاور پوینت در جلسات متنفر بود
والتر آیزاکسون (Walter Isaacson) نویسنده زندگینامه استیو جابز به این
نکته اشاره کرده است که جابز از طرفداران برگزاری جلسات رودررو و آزاد بود و
علاقه‌ای به ارائه محتوا توسط پاور پوینت نداشت. چهارشنبه هر هفته جابز
جلسه‌ای با تیم تبلیغات و بازاریابی اپل برگزار می‌کرد و جالب اینجاست که
نمایش اسلاید و ارائه گزارشات در این جلسه ممنوع بود و جلسه تماماً بدون
استفاده از کامپیوتر انجام می‌شد. جابز معتقد بود باید در جلسات تفکر
نقادانه داشت و به مناظره پرداخت و نظریه‌های مختلف را به چالش کشید.
راه‌حل‌های گفته شده در بالا ممکن است به مذاق خیلی از مدیران خوش نیاید
اما به نظر ما واگذار کردن کار به یک نفر و پاسخ‌گو بودن وی در مقابل
مسئولیت محول شده یکی از مهمترین خصوصیات هر مدیر موفقی است. نظر شما در
خصوص موارد مطرح شده در خصوص نحوده مدیریت جلسات توسط استیو جابز چیست؟ آیا
شما شرکت در چنین جلسه‌ای را جهنمی می‌دانید؟