یک اینباکس پر از ایمیل، استرس زیادی برای شما خواهد داشت. آنها یادآور کارهای فراوان و انجام نشده هستند.
به گزارش سافت گذر و به نقل اززومیت؛در
بسیاری از موارد اینباکسی که پر از ایمیلهای ناخوانده باشد، باعث استرس
میشود. سرعت بالای ایمیل در ارتباط برقرار کردن خوشایند است؛ از اینکه
ایمیل زدن به همهی اعضای شرکت به آسانی ایمیل زدن به یک فرد است، خسته
کننده نیست.
ما از ایمیل متنفریم، چون هر زمان که آن را چک میکنیم،
شخص جدیدی به برنامهی زمانی ما اضافه میشود. سطح استرس ما با افزایش
تعداد ایمیلها در اینباکس شلوغ، هر روز بالا میرود.
مشکل از ابزار نیست. مشکل از راهی است که ما از ابزار استفاده میکنیم. به نقل از یکی از کاراکترهای کمیک دههی 70 میلادی: "ما دشمن را دیدهایم. دشمن خود ما هستیم!"
تصمیمهای ناگرفته
صندوق
پستی ما، در پشت در خانههایمان اغلب اوقات خالی میماند. پس از اینکه
پستچی رسید، آیتمهایی که تحویل میدهد، همه یک عنوان مشترک دارند؛ باید
آنها را بردارید و هر روز تصمیمی در مورد آنها بگیرید. هر روز شما صندوق
پستی خانهی خود را خالی میکنید. چه میشود اگر صندوق پستی ایمیلهایتان
را نیز این گونه مدیریت کنید؟
وجود ایمیلهای زیاد در صندوق پستی شما
فقط یک دلیل دارد؛ آنها در جای نادرستی هستند! ایمیل خود را همین الان
باز کنید و به دنبال ایمیلهایی بگردید که یکی از ویژگیهای زیر را داشته
باشند:
۱.اطلاعاتی در مورد مکانی که نیاز دارید باشید
این نوع از اطلاعات به تقویم شما تعلق دارند. با استفاده از منوی More در جیمیل،
یک "رویداد" بسازید (Create Event). در کمتر چند ثانیه، شما یک رویداد
ساختهاید. همهی اطلاعات داخل ایمیل در قسمت یادداشت قرار/رویداد مورد نظر
قرار میگیرد. در اوتلوک میتوانید یک ایمیل را به قسمت تقویم بکشانید و
ببینید که چطور اوتلوک برای شما یک قرار ملاقات جدید میسازد.
۲.اطلاعات در مورد کارهایی که باید انجام دهید
ایمیل
شما، لیست انجام کارهای شما نیست. این کارها باید در لیست وظایف قرار
بگیرند. اپلیکشنهای بسیاری وجود دارند که میتوانند به شما در انجام این
کار کمک کنند. از اپلیکیشنهایی استفاده کنید که میتوانند به ایمیل شما
متصل شوند. هر زمان که ایمیل شما به انجام کاری مربوط است، آن را به آدرس
ایمیل مخصوص برنامهی فوق الذکر بفرستید. ایمیل موردنظر در لیست وظایفتان
قرار میگیرد. پیش از آن که send را بزنید، موضوع نامه را به موضوع کاری که
باید انجام دهید، تغییر دهید. متن ایمیل در قسمت یادداشت کار نشان داده
میشود. در اوتلوک، ایمیل را به قسمت وظایف بکشانید.
۳.اطلاعات در مورد یک شخص
شمارهی
تلفنها، آدرسها و اطلاعات مهم در مورد شخصی در زندگیتان به قسمت مخاطبان
مربوط است. در قسمت مخاطبان، از قسمت یادداشت برای اضافه کردن اطلاعات
گوناگون در مورد یک شخص استفاده کنید.
۴.اطلاعاتی که برای ارجاعهایی در آینده ذخیره شدهاند
همهی
ما اطلاعات خیلی خوبی در ایمیلهایمان دریافت میکنیم. اما صندوق پستی
شما، کمد فایلتان نیست. از اورنوت (Evernote) برای ذخیرهی اطلاعات رفرنس
استفاده کنید. کاربران اوتلوک میتوانند از وان نوت (OneNote) به روشی
مشابه استفاده کنند. کاربران اوتلوک میتوانند به راحتی یک ایمیل را به
قسمت یادداشتها بکشانند.
۵.اطلاعاتی که هیچ مصرفی ندارند
از کلید Delete استفاده کنید!
۶.اطلاعاتی که شما با توجیه "شاید لازم شد" نگاه میدارید
دستهبندی
فایلها و اسناد مهم است. اما استفاده از صندوق پستی برای ذخیرهی مواردی
که همیشه به آنها نیاز ندارید، تنها به درهم ریختگی منجر میشود. اگر از
جیمیل استفاده میکنید، از Archive استفاده کنید. آرشیو کردن یک ایمیل آن
را از صندوق پستی حذف اما ذخیره میکند. با انتخاب All Mails و وارد کردن
عبارت جستجو، میتوانید این ایمیلها را جستجو و پیدا کنید. در اوتلوک
فولدری با نام "اگر لازم شد"! بسازید. اگر به ایمیلی برخوردید که چنین
ویژگی داشت، آن را به این فولدر بکشانید (میتوانید چنین فولدری را در سایر
اپلیکیشنهای ایمیل مانند AppMail یا Thunderbird) بسازید.
تصمیم
بگیرید که هر ایمیل برای شما چه مفهومی دارد و آن را به مکان مناسب انتقال
دهید. ببینید که چطور شلوغی صندوق پستی شما کم میشود.
صندوق پستی شما، لیست انجام وظایف شما یا کمد فایلهایتان نیست. صندوق پستی مکانی است برای پیامهای تازه رسیده و خوانده نشده است.