اپلیکیشنهای مرتبط به کسبوکار به افزایش بهرهوری کمک میکنند؛ اما اگر تعداد آنها از حدی بیشتر شود، میتواند نتیجه معکوس بدهد. چگونه میتوان آنها را مدیریت کرد؟
تلفن هوشمند یا تبلت اکثر ما پر از اپلیکیشنهای کاربردی است؛ از اپلیکیشنهای مرتبط با استخدام گرفته تا مدیریت پروژه، شبکههای اجتماعی و انواع بازیها. این برنامهها به کارهای ما نظم میدهند و زندگی را برای ما راحتتر میکنند. اما واقعیت این است که استفاده زیاد از آنها به بهرهوری ما آسیب میزند. اگر شما هم بهعنوان یک مدیر احساس میکنید این اپلیکیشنها به بهرهوری کارمندانتان صدمه میزند و باید در استفاده از آنها تجدیدنظر شود؛ با زومیت همراه باشید.
۱- کارکرد آنها را ارزیابی کنید
هدف از بررسی کردن اپلیکیشنها این است که متوجه شوید تکنولوژی کدامیک از آنها با هدف کسبوکار شما ارتباط بیشتری دارد. اولین گام این است که ببینید اعضای تیم شما از چه اپلیکیشنی برای چه کاری استفاده میکنند. سپس جنبههای مثبت و منفی هرکدام از آنها را بررسی کنید. اگر طی ۶ ماه اخیر از یک اپلیکیشن استفاده نشده باشد یا اینکه نتوانید کاربرد آن را بهدرستی به یاد آورید؛ یعنی زمان پاک کردن آن فرارسیده است.
۲- آنها را جایگزین کنید
سعی کنید از اپلیکیشنها یا بستههای نرمافزاری استفاده کنید که کاربردهای زیادی دارند. یک اپلیکیشن با قابلیتهای گسترده میتواند جایگزین تعداد زیادی از اپلیکیشنها شود. بهعنوان مثال اپلیکیشن مدیریت پروژه به نام Asana امکانات زیادی از جمله مدیریت کارها، تقویم، مدیریت فایلهای پیوست، ارتباطات و مدیریت جریان و پیشرفت کار در اختیار شما قرار میدهد. درواقع این اپلیکیشن میتواند جایگزین اپلیکیشنهای پیغامرسان، تقویم و لیستهای انجام کار شود.
۳- قدرت گوگل را دستکم نگیرید
اپلیکیشنهای یکپارچه گوگل امکانات زیادی مانند قابلیت برقراری ارتباطات، ذخیرهسازی، همکاری و مدیریت فراهم میکنند. از آنجایی که این سرویسهای مبتنی بر تکنولوژی رایانش ابری هستند نیازی به دانلود و بهروزرسانی ندارند. بهترین مزیت اپلیکیشنهای گوگل، قابلیت تجمیع آنها با اپلیکیشنهای دیگر است.
۴- اپلیکیشنها را به هم مرتبط کنید
آیا هنوز هم احساس میکنید تعداد اپلیکیشنهای نصبشده روی دستگاهتان زیاد است؟ نگران نباشید؛ برنامههایی که وظیفه تجمیع کردن دادهها را دارند به شما کمک میکنند. اپلیکیشنهایی مانند Zapier به شما اجازه میدهند بتوانید حدود ۷۵۰ نوع مختلف از برنامههای مربوط به وب را به هم مرتبط کنید. این نوع اپلیکیشنها از فعالیتهای خودکار نیز پشتیبانی میکنند؛ بهعنوان مثال شما میتوانید این اپلیکیشن را طوری تنظیم کنید تا زمانی که ایمیلی حاوی فایل ضمیمه برای شما ارسال شود، خودبهخود آن را به دراپباکس منتقل کند.
درنهایت باید سعی کنید از برنامههایی استفاده کنید که قابلیتهای زیادی دارند و میتوانند جایگزین چند اپلیکیشن شوند. موفقیت در کسبوکار وابسته به تکنولوژیهایی که استفاده میکنید، نیست؛ بلکه به نحوهی استفاده از آنها برای افزایش کارایی کارمندان بستگی دارد.