پیامرسانهای عمومی مانند تلگرام و سروش انتخابی حرفهای برای استفادهی سازمانی نیستند. در این مقاله با یک پیامرسان سازمانی ایرانی آشنا شوید.
سلب مسئولیت: تحریریهی زومیت در تهیه این محتوای تبلیغاتی نقش نداشته و مسئولیتی در قبال صحت آن ندارد.
پیامرسان سازمانی دارکوب محصول شرکت یکان دانش، تمامی امکانات مورد انتظار از یک پیامرسان عمومی، مانند ارتباط متنی، تماس زندهی صوتی و ویدیویی، تبادل عکس، ویدیو و سایر اسناد و قابلیتهایی مانند کانال بهمنظور اطلاعرسانی را در کنار نیازمندیهای سازمانی از جمله تعریف سطوح دسترسی و توسعهی ربات هوشمند (مبتنی بر هوش مصنوعی و قادر به درک زبان فارسی) در جهت مقاصد سازمانی در خود گرد آورده است.
در هر سازمانی مجموعهی گستردهای از تعاملات روزمره، مبتنی بر تعامل مستقیم میان یک یا چند نفر است که توسط سامانههای اتوماسیون اداری و سایر سامانههای نرمافزاری درونسازمانی پشتیبانی نمیشوند. در واقع بخش اعظم انرژی پرسنل یک سازمان روزانه صرف همین تعاملات مستقیم، مانند مذاکره، پیگیری، تبادل اسناد، نظرخواهی و غیره میشود. تعاملاتی که همواره به گفتگوی حضوری یا برقرای تماس تلفنی متکی هستند.
این در حالی است که درصد بالایی از یک گفتگوی حضوری یا تلفنی، زمان اتلافشدهای است که صرف احوالپرسی و مرور موضوعات نامرتبط با موضوع اصلی گفتگو میشود. افرادی که در حال تعامل چهره به چهره یا تلفنی هستند، ناگزیرند تمام تمرکز خود را صرف همان موقعیت کنند و از پیشبرد همزمان سایر وظایف خود بازمیمانند. از سوی دیگر، عموما هیچگونه تاریخچهای از این تعاملات بهجا نمیماند و در جایی ثبت نمیشوند. به بیان دیگر بخش قابل توجهی از زمان پرسنل صرف فعالیتهایی میشود که قابل ارجاع نیستند. علاوه بر این، درصد بالایی از این تعاملات اساسا خصلت کاری ندارند و در جهت پیشبرد اهداف سازمان قرار نمیگیرند.
علت استقبال فراگیر سازمانها از بسترهای پیامرسان را میتوان در موارد بالا یافت. پیامرسانها تعاملات پرسنلی و فعالیتهایی همچون مذاکره، پیگیری و تبادل اسناد را تسهیل میکنند و سرعت میبخشند. با این همه، استفاده از پیامرسانهای عمومی مانند تلگرام، واتساپ، سروش و غیره برای کاربریهای سازمانی نه تنها برخی از مسائل پیشتر اشاره شده را حل ناشده باقی میگذارد، بلکه مسائل جدیدی نیز به آنها اضافه میکند.
تعاملات سازمانی که روی پیامرسانهای عمومی انجام میشوند، از جمله اسناد تبادلشده که بخشی از داراییهای یک سازمان محسوب میشوند، بهسادگی ممکن است در اختیار دیگران قرار گرفته یا مورد سوءاستفاده قرار گیرند. از سوی دیگر، اعضای پیامرسانهای عمومی تنها پرسنل سازمان یا کسانی که در رابطهای کاری با سازمان قابل تعریفاند، نیستند. استفاده از پیامرسانهای عمومی برای اهداف سازمانی میتواند ناخواسته به تشویق پرسنل به گسترش تعاملات غیرکاریشان با دوستان و اقوام در زمان کاری بیانجامد. در کنار اینها، پیامرسانهای عمومی نسبت به ساختار سازمان از جمله سلسلهمراتب سازمانی بیتفاوتاند. به بیان دیگر، ارتباطاتی که بر بستر این ابزارها انجام میشود، ارتباطاتی ساختیافته نیست و ممکن است خود به تهدیدی علیه روالها، فرآیندها و سلسلهمراتب سازمانی بدل شود.
به دلایل بالاست که اغلب سازمانها رغبتی به استفاده از پیامرسانهای عمومی برای مقاصد کاری ندارند و به دلیل معایب جدی، از مزایای استفاده از آنها چشم پوشیدهاند. تاجایی که در اغلب سازمانها و کسب وکارها، خصوصاً در کشورهای توسعهیافته، استفاده از این ابزارها برای مقاصد کاری ممنوع است.
برخلاف پیامرسانهای عمومی، پیامرسان سازمانی دارکوب خود را با ساختار سازمانی انطباق میدهد. سرور دارکوب در درون سازمان استقرار مییابد که خود به تضمین امنیت دادهها و حفظ مالکیت آنها برای سازمان و نیز افزایش چشمگیر سرعت ارتباطات و تبادل اسناد میانجامد.
کاربران دارکوب محدود به پرسنل سازمان، مشتریان یا اشخاص و سازمانهایی است که در ارتباط کاری با سازمان قرار دارند و سطوح دسترسی بر مبنای گروههای کاری، چارت سازمانی و سیاستهای ارتباطی قابل تعریف است. همچنین امکان یکپارچهسازی با نرمافزارهای سازمانی بهمنظور ارائهی خدمات مختلف به پرسنل از طریق رباتها وجود دارد.
دارکوب تنها پلتفرم پیامرسان باز است که توسط یک شرکت ایرانی تولید شده و از پشتیبانی مستقیم این شرکت برخوردار است. علاوه بر این، دارکوب تنها پلتفرمی است که امکان توسعهی روباتهای هوشند با قابلیت پردازش زبان طبیعی و درک جملات به زبان فارسی را ارائه میکند. دارکوب بر مبنای یک پروتکل ایمن و باز توسعه یافته است که این پروتکل برای یکپارچهسازی با نرمافزارهای دیگر مانند اَپهای موبایل یا وبسایت و نیز توسعهی روبات در اختیار خریدار قرار خواهد گرفت. در نتیجه دارکوب در زمانی کوتاه با نرمافزارهای اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتریان (CRM)، و سایر سامانههای مورد نیاز یکپارچه میشود و شرکت تولیدکننده نیز در فرآیند یکپارچهسازی همراه خریدار خواهد بود. ویژگی دیگر دارکوب ارائهی تجربهای یکسان روی تجهیزات دسکتاپ، موبایل و تبلت است. نصب و نگهداری بسیار آسان و کمهزینه سرور دارکوب را نیز باید به فهرست برتریهای آن افزود.
در پایان باید خاطرنشان کرد که تمام تعاملات در پیامرسان سازمانی دارکوب با بهروزترین روشها رمزنگاری میشوند و بنابراین دسترسی اشخاص ثالث به محتوای مکالمات متنی، صوتی و ویدیویی امکانپذیر نخواهد بود. دارکوب هم به صورت on-premise و هم به صورت سرویس ابری ارائه میشود و همراه با آن یک پنل مدیریت، مانیتورینگ و گزارشگیری پیشرفته نیز در اختیار سازمان بهرهبردار قرار میگیرد.