اپلیکیشن‌های همه‌کاره بهره‌وری (All-in-One Productivity Apps) فروش آسانی دارند؛ ابزارهایی مانند Notion، OneNote و حتی بسته بزرگ‌تر Microsoft 365 وعده می‌دهند همه‌چیز را در یک مکان جمع کنند و برای بسیاری از کاربران هم واقعاً کارساز هستند. اما مشکل اینجاست که این برنامه‌ها می‌توانند بسیار پیچیده‌تر از ارزش واقعی خود شوند؛ نه به این معنا که درک آن‌ها دشوار است، بلکه گشت‌وگذار و کار کردن در آن‌ها زمان‌بر و پرحجم شده است.
هر به‌روزرسانی جدید ظاهراً یک پنل تازه یا یک دکمه هوش مصنوعی دیگر به رابط کاربری اضافه می‌کند و در نهایت، باز کردن کل این فضای کاری فقط برای بررسی یک وظیفه (Task) یا نوشتن یک یادداشت کوتاه، اقدامی افراطی به نظر می‌رسد. در همین حال، ابزارهای کوچک و تک‌منظوره از مدت‌ها پیش در دسترس بوده‌اند و شمار قابل‌توجهی از آن‌ها متن‌باز (Open Source) و قابل میزبانی روی سرور شخصی هستند. این ابزارها معمولاً فقط یک کار انجام می‌دهند، اما همان یک کار را به‌خوبی انجام می‌دهند.
Espanso؛ مدیریت قالب‌ها و قطعه‌کدهای متنی
Espanso یک بسط‌دهنده متن (Text Expander) است؛ به این معنا که میان‌برهای کوتاهی را که تایپ می‌کنید زیر نظر می‌گیرد و آن‌ها را با متن متصل به همان میان‌بر جایگزین می‌کند. برای نمونه کافی است عبارت :sig را تایپ کنید تا امضای کامل ایمیل شما در ویرایشگر ظاهر شود. سازنده آن، Federico Terzi، این ابزار را با زبان برنامه‌نویسی Rust توسعه داده و به‌صورت متن‌باز منتشر کرده است؛ همچنین نیازی به راه‌اندازی سرور ندارد. این برنامه به‌صورت محلی روی ویندوز، مک‌اواس یا لینوکس اجرا می‌شود و قطعه‌متن‌های شما در فایل‌های پیکربندی ساده روی رایانه شخصی ذخیره می‌شوند.
این فایل‌های پیکربندی ممکن است برخی کاربران را دلسرد کند، چون باید به‌جای کلیک در منوی تنظیمات، فایل YAML را ویرایش کنند؛ اما در واقع محتوای آن‌ها فقط متن ساده است. علاوه بر این، Espanso بسته‌های آماده‌ای نیز ارائه می‌کند که اگر تمایلی به نوشتن قالب اختصاصی ندارید، می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
این ابزار جایگزین صفحات قالبی شده است که پیش‌تر در Notion به‌عنوان پیش‌فرض استفاده می‌شدند و کاربران مجبور بودند هر بار آن‌ها را به‌صورت دستی کپی کنند. Espanso تقریباً در هر برنامه‌ای کار می‌کند، بنابراین همان قطعه‌متن‌ها هم در سیستم مدیریت محتوا (CMS) و هم در مرورگر در دسترس هستند. قابلیت فرم‌ها (Forms) احتمالاً نخستین گزینه‌ای است که ارزش امتحان کردن دارد؛ با یک میان‌بر، جعبه کوچکی با فیلدهای قابل تکمیل باز می‌شود و پیش از جای‌گذاری متن، اطلاعات را دریافت می‌کند که برای موارد تقریباً یکسان اما نه کاملاً مشابه بسیار کاربردی است. همچنین می‌توان با فشردن ترکیب Alt + Space نوار جست‌وجو را باز کرد و از همان‌جا قطعه‌متن مورد نظر را یافت.
Memos؛ صندوق ورودی سریع برای ثبت افکار
Memos یک اپلیکیشن یادداشت‌برداری متن‌باز است که بر این ایده بنا شده که کاربر باید افکارش را به‌سرعت از ذهن خارج کند و مالک یادداشت‌های خود باشد. این ابزار را خودتان میزبانی می‌کنید و حجم آن بسیار کم و در حدود ۳۰ مگابایت است. هنگام اجرا از شما خواسته نمی‌شود ابتدا دفترچه یا پوشه‌ای انتخاب کنید؛ برنامه مستقیماً یک بلوک متنی باز می‌کند تا نوشتن را آغاز کنید و یادداشت‌ها را همان‌طور که افکارتان می‌رسند اضافه کنید. این ابزار در واقع بسیار شبیه Google Keep است، با این تفاوت که یادداشت‌ها به‌شکل کارت نمایش داده نمی‌شوند و در یک خط زمانی عمودی روی هم قرار می‌گیرند.
همه‌چیز در قالب Markdown ذخیره می‌شود که نسبت به ابزارهای انحصاری مانند OneNote و Notion یک مزیت محسوب می‌شود. نسخه پایدار کنونی، یعنی ۰.۳۰، ویرایشگر Markdown را بازنویسی کرده و قابلیت تکمیل خودکار برچسب (Tag Completion) و حالت تمرکز (Focus Mode) را افزوده است. اکنون یک ابزار رسمی وب‌کلیپر (Web Clipper) نیز برای کروم و فایرفاکس وجود دارد که صفحات یا متن انتخاب‌شده را مستقیماً در نمونه نصب‌شده شما ذخیره می‌کند.
این برنامه جایگزین صفحه یادداشت‌های پراکنده در Notion شده است؛ صفحه‌ای که در عمل به محلی برای انباشت اطلاعات تبدیل شده بود و محتوای آن زیر حجم داده‌ها گم می‌شد. در Memos برچسب‌گذاری هنگام تایپ بسیار سریع‌تر و ساده‌تر است و همین مقدار سازمان‌دهی کافی به نظر می‌رسد. برچسب‌ها در نوار کناری جمع می‌شوند تا بعداً بتوان بر اساس آن‌ها فیلتر کرد. یک تقویم کوچک نیز در همان بخش وجود دارد که روزهای یادداشت‌نویسی را نشان می‌دهد و یافتن یادداشت‌های قدیمی را آسان‌تر می‌کند.
OmniTools؛ انجام کارهای کوچک روی فایل‌ها
OmniTools یک اپلیکیشن وب خودمیزبان است که توسعه‌دهنده‌ای با نام iib0011 آن را ساخته و در واقع کشوی بزرگی از ابزارهای کوچک محسوب می‌شود. بیش از صد ابزار در آن وجود دارد؛ بیشتر کاربران از آن برای جعبه‌ابزار PDF استفاده می‌کنند، اما ویرایشگر پایه تصویر، ویرایشگر متن، مبدل‌های داده و موارد بسیار بیشتری نیز در آن گنجانده شده است. هیچ سطح پرداختی وجود ندارد و ایمیج داکر (Docker Image) آن تنها حدود ۳۵ مگابایت حجم دارد.
این ابزار می‌تواند بخش عمده کارهای مربوط به Microsoft 365 را بر عهده بگیرد. برای نمونه، اگر به چند صفحه از یک فایل PDF ۱۹۲ صفحه‌ای نیاز باشد، ابزار تقسیم (Split) آن‌ها را در چند ثانیه جدا می‌کند؛ کاری که پیش‌تر به معنای باز کردن یک برنامه کامل PDF یا بارگذاری فایل در یک سایت مبدل ناشناس پر از تبلیغ و امیدواری به حفظ نشدن نسخه‌ای از فایل بود.
همه ابزارها از چیدمان یکسانی استفاده می‌کنند؛ ورودی در سمت چپ و نتیجه در کنار آن قرار می‌گیرد، بنابراین جابه‌جایی از فشرده‌سازی PDF به تغییر اندازه تصویر نیازی به یادگیری مجموعه قابلیت‌های تازه ندارد. حتی لازم نیست دسته‌بندی‌ها را مرور کنید؛ کافی است نیاز خود را در نوار جست‌وجوی بالای صفحه تایپ کنید.
Glance؛ جایگزین داشبوردهایی که مدام بازسازی می‌شدند
Glance یک داشبورد خودمیزبان است که مجموعه‌ای از فیدها را در یک صفحه جمع می‌کند. این ابزار متن‌باز است و به‌صورت یک باینری واحد زبان Go با حجم کمتر از ۱۵ مگابایت عرضه می‌شود. پیکربندی آن در یک فایل YAML انجام می‌شود که در آن از فهرست بلندی از ویجت‌ها انتخاب می‌کنید؛ اگر ویجت مورد نظر شما وجود نداشت، ویجت API سفارشی می‌تواند داده JSON را تقریباً از هر منبعی دریافت و نمایش دهد. نسخه ۰.۸ نیز یک ویجت فهرست کارها (To-Do) به آن افزوده است.
این ابزار می‌تواند جایگزین هر صفحه اصلی یا صفحه داشبوردی شود که به‌طور مداوم باید در Notion با امبدها (Embeds) و پایگاه‌های داده پیوندی بازسازی می‌شد. صفحه Glance در بسیاری از موارد شامل اخبار، وضعیت آب‌وهوا و فید انتشار نسخه‌های مخزن‌هایی است که کاربران می‌خواهند آن‌ها را زیر نظر داشته باشند. از آنجا که کل این مجموعه عملاً بر پایه فایل YAML اجرا می‌شود، می‌توان ظاهر آن را به هر شکلی که مطلوب است سفارشی‌سازی کرد.
ابزارهای کوچک و تخصصی برای کارهای روزمره
این چهار ابزار کوچک احتمالاً در مقایسه ویژگی‌ها با Notion یا محصولات مایکروسافت برنده نمی‌شوند، اما دقیقاً همین دلیل محبوبیت آن‌هاست. آن‌ها کارهایی را انجام می‌دهند که واقعاً هر روز به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنیم؛ سریع هستند، پیمایش در آن‌ها آسان است و از نظر حفظ حریم خصوصی نیز بسیار بهتر عمل می‌کنند. اگر کنجکاو هستید اما تمایلی به درگیر شدن با داکر ندارید، Espanso احتمالاً ساده‌ترین نقطه شروع است، چون مانند یک برنامه معمولی نصب می‌شود. سه ابزار دیگر در کانتینر اجرا می‌شوند، اما راه‌اندازی آن‌ها تنها یک دقیقه زمان می‌برد.