دریافت فکس در ایمیل با شماره اختصاصی و بدون خط تلفن و فکس

سرویس آنلاین Fax2Email یک شماره تلفن اختصاصی به شما ارائه می‌کند که می‌توانید آن را به عنوان فکس، دراختیار مشتریان و دوستان خود قرار دهد تا دیگران بتوانند از طریق آن شماره،‌ نامه‌های خود را برای شما فکس کنند. در واقع به وسیله سرویس Fax2Email بدون نیاز به تهیه دستگاه فکس و یا نصب نرم‌افزار و سخت‌افزار خاص و حتی بدون نیاز به خط تلفن، صاحب شماره فکس اختصاصی خودتان شده و هر فکسی که به شماره شما ارسال گردد برایتان ایمیل می‌شود. اگر تمایل دارید از این سرویس استفاده کرده و روش عملکرد و تفاوت آن با دیگر سرویس‌ها را بهتر بشناسید، در ادامه مقاله با ما همراه شوید.

به گزارش سافت گذر به نقل از فارنت؛ در این مقاله به بررسی سرویس Fax2Email گروه گنج‌افزار خواهیم پرداخت. این بررسی شامل موارد زیر است:

- معرفی سرویس و استفاده از آن در حالت آزمایشی

- مقایسه قیمت تمام شده این سرویس با قیمت تمام شده خرید فکس و خط تلفن و سایر هزینه‌ها

- چگونه مشتریان را از شماره فکس جدید مطلع کنیم

- جمع‌بندی مزایای سرویس FaxEmail نسبت به دستگاه فکس

مقدمه

تفاوت اصلی این سرویس آنلاین ایرانی با دیگر سرویس‌ها در این است که شما یک شماره اختصاصی فکس در تهران، برای خود خواهید داشت. ضمن اینکه گروه گنج‌افزار به امنیت و حفظ حریم کاربرانش اهمیت خاصی داده و تاکید می‌کند:

اطلاعات فکس شده به کاربران، فقط در زمان دریافت بر روی فضای حافظه آن هم بصورت رمزنگاری شده، ذخیره می‌شوند و بلافاصله پس از ارسال به صورت غیر قابل بازگشت حذف می‌گردد. لذا به هیچ‌وجه قابلیت بازیابی فاکس‌ها توسط هیچ شخصی وجود ندارد.

اگر شما هم به یک خط برای دریافت فکس نیاز داشته و تمایل دارید کلیه فکس‌هایتان را در ایمیل خود دریافت و مرتب نمایید، در ادامه بررسی با ما همراه شوید.

ثبت نام و دریافت شماره فکس اختصاصی

ما هم برای استفاده از این سرویس  در سایت Fax2Email ثبت‌نام کرده و آن را با دقت بررسی کردیم. برای ثبت نام در سرویس Fax2Email وارد این سایت شده و گزینه اشتراک سرویس Fax2Email را انتخاب کردیم. پس از اتمام مراحل ثبت نام بسیار ساده، شماره تماسی جهت دریافت فکس، به ایمیل ما فرستاده شد

اولین موردی که برای بررسی به ذهنمان رسید این بود که یک فکس به این شماره ارسال کنیم و منتظر بمانیم تا ببینیم دریافت فکس از طریق ایمیل چقدر طول می‌کشد.

ما یک صفحه A4 را از طریق دستگاه فکس به شماره ارائه شده توسط سرویس Fax2Mail ارسال کردیم. پیش از آنکه صدای بوق آزاد پخش شود ارتباط بین فکس و Fax2Mail برقرار شد و پس از فشار دادن دکمه استارت، عملیات ارسال فکس آغاز گردید.

خط ارائه شده در چند باری که آزمایش کردیم هیچ وقت اشغال نبود و ارتباط بین دستگاه فکس و شماره فکس ارائه شده سریع انجام شد. حتی زمانی‌که از دو دستگاه دورنگار، همزمان به شماره اختصاصی خود فکسی ارسال کردیم، باز هم با خط اشغال مواجه نشدیم و همزمان هر دو فکس را در صندوق ایمیل مشاهده کردیم. تنها چند ثانیه پس از ارسال فکس،‌نامه برایمان ایمیل شد یعنی فاصله زمانی بین ارسال فکس تا دریافت آن از طریق ایمیل تنها چند ثانیه است.

کیفیت فکس دریافتی

اطلاعات فکس شده به صورت یک فایل PDF به ایمیل مورد نظر ما ارسال شد. نامه‌های فکس‌شده از طرف آدرس Fax@ganjafzar.com به ایمیل کاربر ارسال می‌شوند. ضمنا در قسمت موضوع ایمیل نیز شماره تماس فرستنده فکس، درج شده است. به این ترتیب می‌توانید پوشه مخصوص فاکس‌های دریافتی را در سرویس ایمیل خود به راحتی دسته‌بندی کنید.

حجم ۲ فایل فاکس دریافتی از طریق ایمیل با توجه به میزان محتوای درون آنها ۴۴ و ۶۶ کیلوبایت بود. یعنی با اینترنت کم‌سرعت هم می‌توانید از این سرویس استفاده کنید. کیفیت فایل PDF دریافتی هم نسبتا خوب بود، البته این مورد بستگی به کیفیت دستگاه فرستنده فاکس نیز دارد. ولی در کل کیفیت فایل PDF در حدی بود که بتوانید آن را به راحتی مطالعه کنید. در لینک‌های زیر می‌توانید کیفیت دو فکس دریافت شده در ایمیل را مشاهده کنید.

نمونه ۱ فکس دریافتی   |   نمونه ۲ فکس دریافتی

علاوه بر این می‌توانید فاکس دریافتی را به هر تعداد از همکاران خود به راحتی از طریق ایمیل ارسال کنید.

دریافت نامه‌های فکس شده از طریق ایمیل مزایای بسیاری دارد،‌ به عنوان مثال هیچ‌گاه نگران تمام شدن کاغذ فکس یا خراب و خاموش بودن دستگاه نخواهیم بود و مطمئنیم که این سرویس همواره فکس‌ها را به سرویس ایمیل ما ارسال می‌کند. حتی اگر پای سیستم نباشیم یا برق و اینترنت قطع شده باشد.

از دیگر ویژگی‌های مثبت سرویس Fax2Email می‌توان به سرویس هوشمند تشخیص شماره فاکس‌های ناخواسته یا مزاحم اشاره کرد. کلیه کاربران به راحتی می‌توانند از این لینک فاکس‌هایی که تمایل به دریافتشان ندارد را مشخص کنند.

اما کار به اینجا ختم نمی‌شود, قابلیت ویژه  دیگر این سرویس تشخیص خودکار شماره فاکس‌های مزاحم توسط کل کاربران سیستم می‌باشد که کاربران می‌توانند با فعال کردن این قابلیت در قسمت پایین ایمیل‌های ارسالی، به راحتی از شر فاکس‌های تبلیغاتی و ناخواسته راحت شوند. ‫به محض ثبت در سرویس Fax2Email دیگر هیچ وقت فاکسی از آن شماره‌ها دریافت نمی‌کنند.

اما در کنار همه این مزایا، امکان ارسال فکس از شماره‌ای که به شما اختصاص داده شده وجود ندارد. این یکی از معایب این سیستم است. البته گروه گنج افزار اعلام کرده‌اند که به زودی (حدودا ۳ ماه دیگر) این سرویس نیز فعال خواهد شد. ولی فعلا که خبری از آن نیست.

علاوه بر این، ما تمایل داشتیم یک حساب کاربری در سایت Fax2Email داشته باشیم تا بتوانیم همه فکس‌های دریافتی روزانه را به صورت یکجا دانلود و مشاهده کنیم تا مجبور نباشیم برای مشاهده هر فکس وارد ایمیل خود شویم. تصور کنید روزانه تعداد زیادی فکس دریافت کنید؛ به این ترتیب باید بارها به ایمیل خود مراجعه کرده و بارها پوشه Inbox خود را بالا و پایین کنید.

با توجه به رایج شدن سرویس‌های کلاد، اگر Fax2Email قابلیت ذخیره فایل‌ها در این نوع از سرویس‌ها را نیز فراهم می‌کرد، برای ما کاربردی و جذاب‌تر می‌شد.

طی اعلام شرکت گنج‌افزار، این گروه اعلام کردند قصد توسعه سرویس خود را دارند و به زودی با افزایش کاربران سرویس Fax2Email، امکانات بیشتری را به سرویس فکس اینترنتی خود اضافه خواهند کرد.

اگر امکانات Fax2Email برای شما نیز جذاب به نظر می‌رسد، بد نیست سری به تعرفه قیمت‌های Fax2Email زده و یا اگر مشترک رایگان این سرویس هستید، آن را تمدید نمایید.

توجه کنید که برای تمدید سرویس Fax2Email، فرمی مانند آنچه در زیر مشاهده می‌کنید برای شما ارسال می‌شود که تعداد روز‌های بستانکاری شما در صورتحساب‌تان به صورت کاملا شفاف قابل مشاهده است.

باید دید با توجه به مزایایی که سرویس Fax2Email در اختیار کاربران قرار می‌دهد، آیا از نظر اقتصادی به صرفه است؟ در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم.

هزینه سرویس Fax2Email و مقایسه آن با فکس معمولی

میخواهم در این مطلب بررسی کنیم که آیا سرویس فاکس اینترنتی یا همان سرویس فکس به ایمیل برای یک شرکت تجاری مناسب است یا نه؟

زمانی‌که از این سرویس استفاده می کنید دیگر هزینه های زیر را در مقایسه با فکس معمولی نخواهید داشت.

هزینه زمان: واقعا در طول روز در یک شرکت کوچک با حجم متوسط ٢۵ فاکس دریافتی که نیمی از آنها نیز تبلیغاتی هستند، مواردی از قبیل برداشتن فاکس و تحویل به شخص مربوطه و بررسی آن به اضافه تعویض یا قرار دادن کاغذ و در مواردی استارت کردن چقدر زمان را هدر می دهد؟

هزینه کالا: هزینه خرید برگه کاغذ A4  و همچنین هزینه چاپ هر برگ با کارتریج های امروزی

هزینه حضور در مکان: ما حتما باید در محل شرکت باشیم و فاکس ما کاغذ داشته باشد تا بتوانیم فاکس را چاپ و مطالعه کنیم.

هزینه مدیریت و دسته بندی: معمولا کاغذ فاکس‌ها از نوع حرارتی است و پس از مدتی نوشته ها و تصاویر آن محو می‌شوند. در انواع جدید فاکس‌ها نیز که کارتریج دارند باید فاکس‌های دریافتی را در زونکن‌ها و پرونده‌هایی نگهداری کنیم که هم جای زیادی می‌گیرند و هم هزینه‌های نگهداری مثل تهیه زونکن و نظافت خواهند داشت. گاهی نیز مجبوریم آنها را اسکن کنیم.

چگونه مشتریان را از شماره فکس جدید مطلع کنیم

ما یک خط فکس قدیمی داریم که همه مشتریان ثابت‌مان از این خط برای ارسال فکس به ما استفاده می‌کنند. تهیه یک خط جدید و اعلام آن به مشتریان، کار ساده‌ای نیست. چاره کار این است که به مرکز مخابراتی خود مراجعه کرده و برای شماره فاکس خود، سرویس انتقال تماس یا همان Divert را فعال کنیم. سپس شماره فاکس فعلی خود را به شماره اختصاصی فاکس خود در سرویس فاکس اینترنتی FaxEmail انتقال بدهید. کار تمام است.

اگر در تهران هستید، هزینه انتقال خط بسیار ناچیز است؛ اگر در شهرهای دیگر هستید، هزینه مکالمه بین شهری و تعداد فاکس‌های دریافتی شما، هزینه را مشخص می‌کند.

جمع‌بندی مزایا و معایب سرویس فاکس اینترنتی Fax2Email

نقاط قوت

روش استفاده از این سرویس، بسیار ساده و بی دردسر بوده و نیاز به هیچ آموزشی ندارد.

امکان انتخاب شماره رند در قسمت ثبت نام برای مشترکین فراهم شده است.

با راه اندازی سرویس فاکس اینترنتی دیگر لازم به خط تلفن،‌ دستگاه فکس،‌کاغذ و سخت‌افزار اضافی نیست.

فکس‌های ما آرشیو شده و به صورت دسته بندی شده در هر زمان از طریق ایمیل در دسترس ما خواهند بود.

سرویس Fax2Email پیش از اتمام سرویس، هشداری را از طریق ایمیل ارسال کرده و تا ۳۰ روز پس از اتمام سرویس نیز خط شما را به شخص دیگری واگذار نخواهد کرد.

امکان بلوکه کردن یک شماره برای جلوگیری از دریافت فاکس های مزاحم

شماره فاکس شما هیچ گاه اشغال نخواهد بود و شما به خاطر اشغال بودن شماره فاکس یا عدم پاسخگویی، هیچ فاکسی را از دست نمی دهید.

نقاط ضعف

ما تمایل داشتیم علاوه بر دریافت فکس، امکان ارسال آن را نیز داشته باشیم که متاسفانه فعلا مقدور نیست. امیدواریم این امکان نیز به زودی فعال شود. لازم به ذکر است که گروه گنج افزار وعده داده ممکن است حدود ۳ ماه دیگر، امکان ارسال فکس نیز برای کاربران فعال شود.

سرویس Fax2Email فضای آنلاینی برای ذخیره و دانلود کلی فکس ها ندارد. لذا برای دریافت و مشاهده هر فکس باید به ایمیل خود مراجعه نموده و هر فاکس را در یک ایمیل جداگانه مشاهده کنید. به این ترتیب ممکن است ایمیل شما بیش از پیش شلوغ شود و همچنین مجبور باشید زمان زیادی را برای مشاهده تک تک ایمیل ها صرف کنید.