جیمیل این روزها برای بسیاری از کاربران، شبکه اصلی ارسال و دریافت ایمیل محسوب می‌شود اما شاید همه ندانند که اگر اکانتشان هک شود و یا به هر دلیلی از دسترس خارج شود، امکان از دست رفتن دائمی تمام اطلاعات اکانت وجود دارد. البته کاربران می‌توانند با بک آپ‌گیری به طرق مختلف از اطلاعات جیمیل خود، از بروز چنین چنین فاجعه‌ای جلوگیری کنند.
خود جیمیل، ابزار اختصاصی بک آپ گیری دارد که می‌تواند اطلاعات و داده‌ها را دانلود کرده و به کامپیوتر انتقال دهد. این ابزار ابتدا تمام پیغام‌ها را فشرده کرده و به یک فایل زیپ تبدیل می‌کند که دانلود آن راحت است. بک آپ‌گیری از این طریق، تنها چند مرحله ساده دارد.
از طریق my account.google.com، وارد اکانت جیمیل خود شوید.
در قسمت اطلاعات خصوصی و حریم شخصی- Personal Info & Privacy-، گزینه control content را انتخاب کنید.
بعد، در بخش دانلود و یا انتقال Content، داده‌های خود را دانلود کرده و در ادامه گزینه «ایجاد آرشیو»-Create Archive- را انتخاب کنید.
اینجا برای شما صفحه‌ای باز می‌شود که ابزارهای مختلف گوگل را معرفی می‌کند و از آنجاییکه شما فقط میخواهید داده‌های جیمیل را نگه دارید، باید در بالای ستون ارائه شده، گزینه None را انتخاب کنید.
در مرحله بعد، به پایین صفحه آمده و فقط گزینه مربوط به ایمیل را انتخاب کنید.
در مرحله آخر، شیوه‌های مختلفی برای آرشیو سازی و همچنین مکانیزم‌های دریافت معرفی می‌شود. گزینه مورد نظر خود را برای ذخیره و دسترسی دوباره به داده‌ها انتخاب کنید و در ادامه لینکی از طرف گوگل دریافت می‌کنید که تا یک هفته اطلاعات مربوط به دانلود آرشیو شما را ارائه می‌کند.
بسیاری از افراد از نرم افزارهای مدیریت ایمیل مخصوص دسکتاپ اجتناب می‌کنند ولی باید در نظر داشت که برنامه‌هایی مانند Thunderbird، Mailbird و Outlook ، بسیار قدرتمند هستند. اکانت جیمیل خود را می‌توانید با یکی از این برنامه ها ارتباط دهید و از این طریق بک آپ گیری از داده‌ها و ایمیل‌هایتان روی کامپیوتر و یا سرویس ابری به صورت اتوماتیک انجام خواهد شد.
یکی دیگر از راه‌های بک آپ گیری از ایمیل‌های دریافتی، فوروارد پیغام‌ها به آدرس ایمیل از سرویس‌های دیگر است. با این روش در صورت بروز حادثه برای سرورهای گوگل، شما به عنوان یکی از کاربران این این شرکت اطلاعاتی را از دست نخواهید داد. تنها کافیست که فیلتری در قسمت تنظیمات جیمیل خود اعمال کنید. تنها به یاد داشته باشید که از این طریق تنها ایمیل‌های دریافتی را بک اپ گیری می‌کنید و اطلاعاتی از ایمیل‌های قبلی و یا ارسالی، ذخیره نخواهد شد.
به علاوه، برنامه‌های متفرقه زیادی بدین منظور طراحی شده‌اند که به عنوان ابزارهای مختلف برای بک آپ گیری اطلاعات جیمیل کارایی دارند مانند Gmvault که یک برنامه رایگان است. استفاده از این برنامه کمی پیچیده است اما در کل ابزار قدرتمندی برای ذخیره تمامی پیغام‌های جدید و قدیم جیمیل محسوب می‌شود.
سرویس‌های غیر رایگان نیز وجود دارد مانند UpSafe، Mail Archiver X یا Backupif. فرقی ندارد که شما کدام راه را انتخاب می‌کنید، در هر صورت بک اپ گیری از ایمیل‌ها می‌تواند تضمین سلامت بخش بزرگی از زندگی دیجیتال باشد.