مایکروسافت رسماً تأیید کرده است که نسخه ویندوزی نرم‌افزار ورد (Microsoft Word) در برخی شرایط، فایل‌های PDF را به‌جای مقصد انتخابی کاربر، در یک پوشه محلی مخفی و با نامی تصادفی ذخیره می‌کند. این مشکل زمانی رخ می‌دهد که کاربر قصد داشته باشد فایل را در سرویس شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) نگه‌داری کند.
بر اساس صفحه پشتیبانی «مشکلات شناخته‌شده» (Known Issues) مایکروسافت، این باگ نسخه 2609 از مجموعه مایکروسافت 365 برای ویندوز (Microsoft 365 for Windows) با بیلد (Build) شماره 16.0.20430.x را تحت تأثیر قرار می‌دهد و نکته نگران‌کننده آن است که ورد در این فرایند هیچ خطایی نشان نمی‌دهد.
این باگ دقیقاً در چه شرایطی فعال می‌شود؟
به گفته مایکروسافت، این اشکال تنها در یک مسیر کاری (Workflow) مشخص فعال می‌شود: استفاده از گزینه‌های Save یا Save As، انتخاب نوع فایل PDF و سپس تعیین یک مکان ذخیره‌سازی در شیرپوینت. وضعیت این مشکل در مستندات مایکروسافت با برچسب «راه‌حل موقت» (Workaround) ثبت شده است؛ یعنی هنوز هیچ وصله (Patch) یا اصلاحیه‌ای برای آن منتشر نشده است.
فایل‌های PDF گم‌شده در کدام پوشه پنهان می‌مانند؟
در این وضعیت، فایل PDF به‌جای پوشه انتخابی در شیرپوینت، در مسیر زیر نوشته می‌شود:
C:\Users [username]\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.MSO
نام فایل نیز به‌صورت تصادفی تولید می‌شود. یکی از کاربران آسیب‌دیده گزارش داده است که فایل‌هایش با نام‌هایی مانند 1f10f000 و 458d72b7 ذخیره شده‌اند، نه با نام اصلی سند؛ بنابراین جست‌وجو بر اساس عنوان سند هم نتیجه‌ای نخواهد داشت.
از دید ورد، عملیات ذخیره‌سازی با موفقیت انجام شده است؛ اما همکارانی که بعداً پوشه شیرپوینت را باز می‌کنند، هیچ فایلی در آن پیدا نمی‌کنند.
نخستین گزارش کاربری که این مشکل را مطرح کرد، اصلاً به شیرپوینت مربوط نبود؛ او در حال ذخیره PDF سندی بود که روی یک درایو شبکه‌ای (Network Drive) قرار داشت و از نسخه 2609 با بیلد 16.0.20430.20032 استفاده می‌کرد. بنابراین هر کاربری که فایل‌های PDF خود را در مکانی غیر از درایو محلی ذخیره می‌کند، باید این باگ را مرتبط با خود بداند. در این میان یک نگرانی حریم خصوصی نیز وجود دارد، زیرا اسنادی که برای یک سایت امن شیرپوینت در نظر گرفته شده‌اند، در نهایت به‌صورت نسخه‌هایی کپی‌شده در یک پوشه کش محلی و بدون محافظت باقی می‌مانند.
روش بازیابی فایل‌های PDF از دست رفته
برای بررسی اینکه آیا یک رایانه به این باگ آلوده شده است یا نه، در ورد به مسیر File و سپس Account بروید و بخش About Word را ببینید. اگر نسخه 2609 با شماره بیلدی که با 20430 آغاز می‌شود نمایش داده شود، آن دستگاه در گروه آسیب‌پذیر قرار دارد. فایل‌های PDF که پیش‌تر ناپدید شده‌اند را می‌توان از پوشه کش بازیابی کرد:
- برنامه File Explorer را باز کنید و در نوار آدرس کلیک کنید.
- عبارت %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Windows\INetCache\Content.MSO را جای‌گذاری کرده و کلید Enter را فشار دهید.
- پوشه را بر اساس تاریخ تغییر (Date modified) مرتب کنید تا فایل‌های جدیدتر در بالای فهرست قرار بگیرند.
- فایل‌های PDF با نام تصادفی را که در زمان ذخیره‌سازی ساخته شده‌اند باز کنید، موارد درست را تغییر نام دهید و به مقصد مورد نظر منتقل کنید.
- نسخه‌های باقی‌مانده از اسناد محرمانه را از پوشه کش حذف کنید.
بازیابی نباید به تعویق بیفتد؛ زیرا INetCache یک پوشه موقت است و ویندوز یا ابزارهای پاک‌سازی می‌توانند در هر زمانی محتوای آن را خالی کنند.
راه‌حل‌های رسمی مایکروسافت برای دور زدن باگ
راه‌حل موقت رسمی مایکروسافت این است که فایل را در مکانی جایگزین ذخیره کنید یا از مسیر File و سپس Export و گزینه Create PDF/XPS Document استفاده کنید؛ این روش همان خروجی PDF را تولید می‌کند، بدون آنکه با این باگ برخورد کند.
ذخیره PDF ابتدا روی رایانه محلی و سپس بارگذاری آن در شیرپوینت نیز روش کارآمدی است. چاپ به کمک Microsoft Print to PDF همچنان به‌درستی کار می‌کند، هرچند فایل‌های PDF چاپ‌شده معمولاً پیوندهای قابل کلیک، نشانک‌ها (Bookmarks) و برچسب‌های دسترس‌پذیری (Accessibility Tags) خود را از دست می‌دهند.
بازگشت به نسخه پیشین و چشم‌انداز رفع مشکل
کاربران آسیب‌دیده گزارش می‌دهند که بازگرداندن (Rollback) ورد به نسخه 2608 با بیلد 20326.20072 این مشکل را برطرف می‌کند؛ اما این کار به یک ابزار خط فرمان (Command Line Tool) نیاز دارد و مستلزم توقف موقت به‌روزرسانی‌های آفیس است. مدیران سیستم نیز می‌توانند بررسی کنند کدام دستگاه‌ها بیلدهای 16.0.20430.x را اجرا می‌کنند و کاربرانی را که PDF خود را در شیرپوینت ذخیره می‌کنند، به سمت گزینه Export هدایت کنند.
این باگ ورد پس از یک به‌روزرسانی جداگانه رخ می‌دهد که در ماه سپتامبر مجوزهای (License) آفیس 2016 و آفیس 2019 را غیرفعال کرده بود. مایکروسافت هنوز اعلام نکرده است که اصلاحیه نسخه 2609 چه زمانی منتشر خواهد شد.